Tietojen poistaminen

Säilytyksen rajoittaminen on yksi henkilötietojen käsittelyn periaatteista. Mikäli tietoaineiston säilytysajasta ei ole säädetty laissa, säilytysaikoja määritettäessä tulee huomioida esimerkiksi:

• tietoaineiston alkuperäisen käyttötarkoituksen mukainen tarpeellisuus
• luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön etujen, oikeuksien, velvollisuuksien ja oikeusturvan toteuttaminen ja todentaminen
• sopimuksen tai muun yksityisoikeudellisen oikeustoimen oikeusvaikutus
• vahingonkorvausoikeudelliset vanhentumisajat
• rikosoikeudelliset vanhentumisajat

Kuvaa oma prosessinne säilytysaikojen oikeellisuuden arvioimiseen.

Organisaatiolla tulee olla kuvaus tietoaineiston sisällön säilytysajasta sekä arkistoon siirtämisestä, arkistointitavasta ja arkistopaikasta tai tuhoamisesta. Tietoaineiston säilytysajan päättymisen jälkeen tietoaineistot on arkistoitava tai tuhottava viipymättä tietoturvallisella tavalla.

Kun tuhotaan tietojärjestelmien sisältämiä tietoja, seuraavat seikat olisi huomioitava:

• sopiva tuhoamistapa (esim. ylikirjoitus, kryptografinen pyyhintä) valitaan toiminnalliset ja lakisääteiset vaatimukset huomioiden
• tarpeellisuus todisteiden säilyttämiselle tiedon tuhoamisesta käsitellään
• hyödynnettäessä kolmansia osapuolia tietojen tuhoamiseen käsitellään todisteiden vaatiminen sekä tuhoamisvaatimusten sisällyttäminen toimittajasopimuksiin

Tietoaineiston arkistointi- tai tuhoamisprosessi määritellään dokumentaation yhteydessä ja tietoaineiston omistaja vastaa sen toteutuksesta.