Seloste käsittelytoimista

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista ainoastaan, mikäli jokin tietosuoja-asetuksen määrittämistä oikeusperusteista toteutuu. Organisaation on pystyttävä viestimään käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste rekisteröidylle sekä tarvittaessa valvontaviranomaiselle.

Dokumentaation on sisällettävä vähintään:

• käsittelyn oikeusperuste sekä tarvittavat lisätiedot
• tahot, joille käsittelyä on ulkoistettu
• liittyvät tietoaineistot

Seloste käsittelytoimista on kirjallinen kuvaus organisaation tekemästä henkilötietojen käsittelystä.

Selosteen laatiminen on pakollista, mikäli joku seuraavista toteutuu:

• organisaatiossa on yli 250 työntekijää
• henkilötietojen käsittely ei ole satunnaista
• henkilötietojen käsittely aiheuttaa todennäköisesti riskin rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille
• käsiteltävät henkilötiedot sisältävät erityisiä tietoryhmiä tai rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja

Seloste on pidettävä ajan tasalla. Se toimii myös ensimmäisen tason tapana arvioda käsittelyn lainmukaisuutta, joten se on pyydettäessä toimitettava valvontaviranomaiselle.

Digiturvamallissa "Seloste käsittelytoimista" on oma raporttinsa, joka muodostuu automaattisesti dokumentaatio-osioihin kerättyjen tietojen perusteella.

Tietovarannon tiedot ovat lähtökohtaisesti vain kyseisen rekisterinpitäjän käytössä ja samalla vastuulla. Mikäli luovutat tietoja eteenpäin toiselle organisaatiolle muuta käyttöä varten, siitä on informoitava selkeästi ja kerrottava mm. luovutuksen vastaanottaja sekä peruste.