Seuraava webinaari
"
Demo: Riskienhallinnan toteuttaminen ja vinkit Digiturvamallissa
"
alkaa
00
pv
pv
00
h
h
00
min
päästä  
Tiedonhallintalaki

Tiedonhallintamalli ja muutosvaikutuksen arviointi

Teema-alueen vaatimukset

Teeman tehtävien osa-alueet

No items found.
Tiedonhallintalaki2 luku: Tiedonhallinnan järjestäminen2 lukuTiedonhallinnan järjestäminen

Tiedonhallintamalli ja muutosvaikutuksen arviointi

Vaatimuskategoriaan liittyvät vaatimukset

No items found.

Esimerkkejä vaatimuksiin liittyvistä tehtävistä

Klikkaa itsesi yksittäisen vaatimuksen näkymään nähdäksesi kaikki kohtaan liittyvät sisällöt.

No items found.
Tiedonhallintalaki2 luku: Tiedonhallinnan järjestäminen2 lukuTiedonhallinnan järjestäminenTiedonhallintamalli ja muutosvaikutuksen arviointi

Tiedonhallintamalli ja muutosvaikutuksen arviointi

Tämän vaatimuksen toteuttamiseen liittyvät tehtävät

Alla näet tehtäviä, joiden avulla Digiturvamallissa tämän vaatimuksen toteutusta vastuutetaan ja jalkautetaan. Klikkaa itsesi tehtävän sivulle lukeaksesi toteutuksesta tarkemmin.

Tiedonhallintamalli-raportin julkaisu ja ylläpito

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Tiedonhallintayksikössä on ylläpidettävä sen toimintaympäristön tiedonhallintaa määrittelevää ja kuvaavaa tiedonhallintamallia.

Pyydettävät tarpeelliset tiedot tiedonhallintamallista on pyydettäessä toimitettava valvontaa toteuttavalle viranomaiselle.

Muutosvaikutusten arviointien toteuttaminen ja dokumentointi

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Suunniteltaessa tiedonhallintamallin sisältöön vaikuttavia olennaisia muutoksia (esim. hallinnollinen uudistus, uuden tietojärjestelmän käyttöönottoa) on muutoksia arvioitava määrämuotoisesti suhteessa tiedonhallintalain määrittämiin vaatimuksiin.

Muutosvaikutusten arvioinnilla pyritään vahvistamaan muutostilanteiden taloudellisten ja toiminnallisten riskien ennakointia, muutosten ohjauksen tehokkuutta sekä edistämään yhteentoimivuuden ja tietoturvallisuuden toteutumista.

Tietoaineistojen arkistointi- tai tuhoamisprosessit säilytysajan päättyessä

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Tiedonhallintamallin tulee sisältää kuvaus tietoaineiston säilytysajasta sekä arkistoon siirtämisestä, arkistointitavasta ja arkistopaikasta tai tuhoamisesta. Tietoaineiston säilytysajan päättymisen jälkeen tietoaineistot on arkistoitava tai tuhottava viipymättä tietoturvallisella tavalla.

Tietoaineiston arkistointi- tai tuhoamisprosessi määritellään dokumentaation yhteydessä ja tietoaineiston omistaja vastaa sen toteutuksesta.

Toimintaprosessien listaus ja omistajien nimeäminen

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Tiedonhallintamallin on sisällettävä kuvaus organisaation toimintaprosesseista. Toimintaprosesseille on myös hyödyllistä määritellä omistaja, joka vastaa prosessin tietojen täydentämisestä sekä mahdollisista muista tietoturvatoimenpiteistä, jotka liittyvät tiiviisti prosessiin.

Dokumentaation on sisällettävä vähintään:

  • Prosessista vastaavasta viranomainen
  • Prosessin tarkoitus
  • Prosessin sidokset muihin toimintaprosesseihin (käsitellään tarkemmin erillisessä tehtävässä)
  • Prosessiin liittyvät tietovarannot (käsitellään tarkemmin erillisessä tehtävässä)

Tietovarantojen listaus ja omistajien nimeäminen

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Organisaation on ylläpidettävä listaa hallinnoimistaan tietovarannoista sekä nimetyistä omistajista. Omistaja vastaa varannon tietojen täydentämisestä sekä mahdollisista muista digiturvatoimenpiteistä, jotka liittyvät tiiviisti tietovarantoon.

Tietovarantoihin liittyvä dokumentaatio sisältää mm. seuraavia tietoja:

  • Tietovarantoon liittyvät vastuut
  • Tietojen käyttötarkoitukset (käsitellään tarkemmin erillisessä tehtävässä)
  • Tietoaineistot, joista tietovaranto muodostuu (käsitellään tarkemmin erillisessä tehtävässä)
  • Tietojen säännönmukaiset luovutukset (käsitellään tarkemmin erillisessä tehtävässä)
  • Tarvittaessa tieto tietovarannon sidoksesta toimintaprosesseihin

Tietovarantojen omistajien nimeäminen

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Jokaiselle tietovarannolle nimetään omistaja. Omistaja on vastuussa tieto-omaisuuden elinkaaresta ja vastaa kyseiseen omaisuuteen liittyvien hallintatehtävien toteuttamisesta.

Omistajan tehtäviin kuuluu mm.:

  • varmistaa omaisuuden dokumentointi
  • varmistaa omaisuuden asianmukainen suojaus
  • varmistaa rekisterinpitoon liittyvien vastuiden toteutuminen (mm. informointi, tietopyyntöjen hallinta)
  • varmistaa tietojen asianmukainen käsittely, myös tietoja tuhottaessa

Omistaja voi delegoida osan tehtävistä eteenpäin, mutta vastuu säilyy omistajalla.

Tiedonhallintaan oleellisesti vaikuttavien muutosten tunnistaminen

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Tiedonhallintayksikön on seurattava toimintaympäristönsä tilaa. Siihen vaikuttavat muutokset voivat olla seurausta tiedonhallintayksikön tai sen viranomaisten omasta toiminnasta ja päätöksistä tai ne voivat tulla ulkoisina syötteinä esimerkiksi EU- tai kansallisen lainsäädännön muutoksina tai hallitusohjelmasta nousevina tavoitteina.

Muutosvaikutusten arviointi tulee tehdä suunniteltaessa sellaisia hallinnollisia (esim. uudet tehtävät, organisaatioliitos, palvelutuotannon ulkoistaminen) ja teknisiä uudistuksia (esim. uuden tietojärjestelmän hankinta, rajapintoihin tehtävät merkittävät muutokset, uudet tietoturvaratkaisut), joiden toteuttaminen vaikuttaa olennaisesti tiedonhallintayksikön ylläpitämän tiedonhallintamallin sisältöön.

Oletko valmis aloittamaan?

Aloita kokeilu tai varaa demo.