Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä asiarekisteriä. Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista.

Viranomaiselle saapuneet asiat on rekisteröitävä viipymättä asiarekisteriin. Rekisteristä on käytävä ilmi asian yksilöivä asiatunnus, jonka avulla asiaan liittyvät tiedot yksilöidään, asiakirjan saapumisajankohta sekä tiedonhallintalain 26 §:ssä säädetyt tiedot.

Tiedonhallintayksikön on huolehdittava siitä, että asiarekisterin tai sen osan julkisista merkinnöistä on mahdollista tuottaa tiedot tiedonsaantia koskevien pyyntöjen yksilöimiseksi.