Tietosuoja ja henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista ainoastaan, mikäli jokin tietosuoja-asetuksen määrittämistä oikeusperusteista toteutuu. Organisaation on pystyttävä viestimään käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste rekisteröidylle sekä tarvittaessa valvontaviranomaiselle.

Dokumentaation on sisällettävä vähintään:

• käsittelyn oikeusperuste sekä tarvittavat lisätiedot
• tahot, joille käsittelyä on ulkoistettu
• liittyvät tietoaineistot

Organisaatiomme on määritellyt, tuleeko tietosuojavastaava nimittää, ja tarvittaessa tehnyt nimityksen.

Tietosuojavastaava on nimitettävä, jos:

• organisaatio käsittelee laajamittaisesti arkaluontoisia tietoja
• organisaatio seuraa ihmisiä laajamittaisesti, säännöllisesti ja järjestelmällisesti
• organisaatio on julkishallinnon toimija

Nimittämisen lisäksi oleellista on säännöllisesti arvioida, toimiiko tietosuojavastaava tietosuoja-asetuksen määräämässä asemassa ja toteuttaen asetuksen määräämiä tehtäviä.

Henkilötietojen käsittelystä on toimitettava rekisteröidylle tietosuoja-asetuksen määrittelemät tiedot tiiviissä, ymmärrettävässä ja helposti saatavilla olevassa muodossa. Usein tämä toteutetaan joko rekisterikohtaisina tai muuten koottuina tietosuojaselosteina, jotka julkaistaan esimerkiksi organisaation verkkosivulla.

Tietosuojan vastuuhenkilö varmistaa, että selosteissa on viestitty tietosuoja-asetuksen (artikla 13) vaatimat asiat. Kun henkilötietoja eri ole kerätty rekisteröidyltä itseltään, selosteissa on kerrottava perussisällön lisäksi:

• mistä tiedot on saatu
• mitä henkilötietoryhmiä käsittely koskee

Tietosuojan vastuuhenkilö on muodostanut toimintaohjeet henkilötietoja käsittelevälle henkilöstölle. Lisäksi tietosuojan vastuuhenkilö on valmiina antamaan neuvoja rekisterinpitäjälle, henkilötietoja käsitteleville kumppaneille tai omalle henkilöstölle tietosuojaan liittyen tietosuoja-asetuksen tai muiden tietosuojavaatimusten noudattamiseen.

Organisaation on dokumentoitava kaikki henkilötietojen tietoturvaloukkaukset sekä niiden vaikutukset ja toteutetut korjaavat toimet riippumatta siitä, mitä toimenpiteitä tietoturvaloukkauksesta lopulta seuraa.

Dokumentointivelvollisuuden tai ilmoituksen tekemisen laiminlyöminen on tietosuoja-asetuksen vastaista. Se voi johtaa tietosuoja-asetuksessa määritettyihin seuraamuksiin.

Aina kun käsittelemme henkilötietoja, rekisteröidyllä on tiettyjä oikeuksia, mm. saada pääsy tietoihinsa ja tietyissä tilanteissa vastustaa käsittelyä tai saada tietonsa poistetuksi.

Olemme suunnitelleet toimintatavat näitä tilanteita varten, jotka voivat sisältää mm.:

• tavat, joilla rekisteröity voi tietopyyntöjä lähettää
• tavat, joilla tietopyynnön lähettäjän henkilöllisyys tarkistetaan
• henkilöt, jotka auttavat rekisterin yhteyshenkilöä pyynnön käsittelyssä
• tavat, joilla tiedot toimitetaan rekisteröidylle turvallisesti