Viranomaisen on muunnettava muussa kuin sähköisessä muodossa heille saapuvat asiakirjat sähköiseen muotoon, mikäli asiakirja on säädetty pysyvästi säilytettäväksi taikka arkistoitavaksi. Sähköiseen muotoon muuttamisesta voidaan poiketa vain välttämätöntä turvallisuusluokiteltavien asiakirjojen käsittelyä koskevien vaatimusten tai asiakirjan luonteeseen liittyvän välttämättömän syyn vuoksi.
Viranomaisen on lisäksi huolehdittava, että tietoaineisto on saatavilla yleisesti käytettävässä koneluettavassa muodossa, jos tietoaineisto voidaan saattaa alkuperäisestä muodosta suoraan koneluettavaan muotoon.
Elevate Your Knowledge with Exclusive Access to Weekly Webinars, Video Courses, Help Articles, and Blogs.
