Ylläpito- ja hallintasovellukset

Henkilöstöllä on oltava tietoturvaohjeet, joissa on käsiteltävä mm. seuraavia aiheita:

• mobiilaitteiden käyttö ja päivitykset
• tiedon tallentaminen ja varmuuskopiointi
• tietosuoja
• sähköpostin käyttö
• tulosteiden, papereiden ja tiedostojen käsittely
• häiriöistä ilmoittaminen
• huijausten estäminen

Etuoikeutetut apuohjelmat ovat sovelluksia, jotka vaativat järjestelmä- tai järjestelmänvalvojan oikeudet tehdäkseen työnsä. Erilaisia apuohjelmia voivat olla järjestelmäapuohjelmat (esim. haittaohjelmasuojaus), tallennusapuohjelmat (esim. varmuuskopiointi), tiedostonhallinta-apuohjelmat (esim. salaus) tai muut (esim. korjaus).

Jos etuoikeutettujen apuohjelmien käyttö on sallittua, organisaation tulee tunnistaa kaikki etuoikeutetut apuohjelmat, myös ne, joita käytetään sen pilvilaskentaympäristössä.

Organisaation tulee varmistaa, että apuohjelmat eivät häiritse millään tavalla isännöityjen tietojärjestelmien ohjausta (paikan päällä tai pilvessä).

Suuri määrä organisaation arvokkaista tiedoista on usein aikojen saatossa kertynyt vaikeasti löydättäväksi ja hallittavaksi rakenteettomiin tietoihin - exceleihin, tekstidokumentteihin, intranetin sivuille tai sähköposteihin.

Kun nämä tiedot on tunnistettu, niiden määrää voidaan määrätietoisesti pyrkiä minimoimaan. Tärkeille järjestelmien ulkopuolisille tiedoille tehdään joku seuraavista päätöksistä:

• siirretään järjestelmään
• hankkiudutaan eroon (kun tieto vanhaa, ei enää tarpeen tai muuten merkityksetöntä)
• pidetään tietoisesti käytössä ja nimetään vastuuhenkilö hallitsemaan riskejä