Suunniteltaessa tiedonhallintamallin sisältöön vaikuttavia olennaisia muutoksia (esim. hallinnollinen uudistus, uuden tietojärjestelmän käyttöönottoa) on muutoksia arvioitava määrämuotoisesti suhteessa tiedonhallintalain määrittämiin vaatimuksiin.

Muutosvaikutusten arvioinnilla pyritään vahvistamaan muutostilanteiden taloudellisten ja toiminnallisten riskien ennakointia, muutosten ohjauksen tehokkuutta sekä edistämään yhteentoimivuuden ja tietoturvallisuuden toteutumista.

Tiedonhallintayksikön on seurattava toimintaympäristönsä tilaa. Siihen vaikuttavat muutokset voivat olla seurausta tiedonhallintayksikön tai sen viranomaisten omasta toiminnasta ja päätöksistä tai ne voivat tulla ulkoisina syötteinä esimerkiksi EU- tai kansallisen lainsäädännön muutoksina tai hallitusohjelmasta nousevina tavoitteina.

Muutosvaikutusten arviointi tulee tehdä suunniteltaessa sellaisia hallinnollisia (esim. uudet tehtävät, organisaatioliitos, palvelutuotannon ulkoistaminen) ja teknisiä uudistuksia (esim. uuden tietojärjestelmän hankinta, rajapintoihin tehtävät merkittävät muutokset, uudet tietoturvaratkaisut), joiden toteuttaminen vaikuttaa olennaisesti tiedonhallintayksikön ylläpitämän tiedonhallintamallin sisältöön.