Kirjaamisella tarkoitetaan aineiston elinkaaren (luonti, käyttö, jakelu, hävittäminen) rekisteröimistä. Usein tietojärjestelmät hoitavat lokikirjaukset sisäisillä prosesseilla, mutta manuaalista tietoa käsiteltäessä voidaan tarvita erillisia kirjauskäytäntöjä ja kirjaamoja.

Turvallisuustarkoituksia varten suojaustasojen III-II tiedoille on määritelty seuraavat menettelyt:

• Tietojenkäsittely-ympäristössä toteutetaan hallinnolliset ja tekniset toimenpiteet, jotka koskevat salassa pidettävien tietojen valvomista koko niiden elinkaaren ajan, jotta autetaan estämään ja havaitsemaan tällaisten tietojen tahallinen tai tahaton vaarantuminen tai katoaminen.
• Salassa pidettävää tietoa käsitteleville organisaatioyksiköille on määritelty kirjaamo/rekisteröintipiste. Kirjaamot/rekisteröintipisteet on perustettu fyysisille ko. suojaustason vaatimukset täyttäville turva-alueille.
• Salassa pidettävä tieto kirjataan/rekisteröidään sille tarkoitetuissa kirjaamoissa/rekisteröintipisteissä, kun aineisto saapuu organisaatioyksikköön tai lähtee siitä.
• Asiakirjojen käsittely kirjataan sähköiseen lokiin, tietojärjestelmään, asianhallintajärjestelmään, manuaaliseen diaariin tai asiakirjaan.

Suojaustasolla IV edellytetään ensimmäisen kohdan toteuttamista silloin, kun käsitellään suojaustasoon IV kuuluvia erityisiä henkilötietoryhmiä (esim. biometriset tiedot).