Tietojärjestelmästä vastaava taho määrittää järjestelmän käyttöoikeudet käyttäjien tehtäviin liittyen. Todellisten käyttöoikeuksien vastaavuutta suunniteltuun on valvottava ja oikeuksia uudelleenarvioitava säännöllisin aikavälein.

Pääsyoikeuksia katselmoitaessa on huomiotava lisäksi ylläpito-oikeuksien minimointi sekä tarpeettomien tunnusten sulkeminen.

Kaikissa työsuhteen muutostilanteissa pääsyoikeudet olisi katselmoitava yhteistyössä suojattavan omaisuuden omistajien kanssa, ja myönnettävä henkilölle kokonaan uudelleen, kun henkilön työsuhteessa tapahtuu merkittävä muutos. Muutos voi olla ylennys tai roolin vaihtaminen (esim. yksiköstä toiseen siirtyminen).

Kutsumme rakenteettomia, paikallisia tietoja järjestelmien ulkopuolisiksi tiedoiksi tai "piilotiedoiksi". Pääsyn minimointi on osa tietojen minimointia, joka on tärkeä periaate kaikkia sensitiivisiä tietoja käsiteltäessä.

Mikäli tärkeää dataa on isoilta osin piilossa esim. paikallisissa excel-dokumenteissa, ne saattavat olla jo valmiiksi vain pienen työntekijäjoukon saatavissa. Näiden ihmisten tunnistaminen kuitenkin auttaa ohjeistamista ja turvallisuuskäytäntöjen käyttämistä, samalla kun muut voivat esimerkiksi keskittyä piilotietojen määrän minimointiin yleisesti.