Digiturvamalli
Digiturvamallin sisältökirjastoTietoaineistojen hallintaTietoaineistojen hallinta

Järjestelmien ulkopuolisten tietojen pääsyanalyysi

Kutsumme rakenteettomia, paikallisia tietoja järjestelmien ulkopuolisiksi tiedoiksi tai "piilotiedoiksi". Pääsyn minimointi on osa tietojen minimointia, joka on tärkeä periaate kaikkia sensitiivisiä tietoja käsiteltäessä.

Mikäli tärkeää dataa on isoilta osin piilossa esim. paikallisissa excel-dokumenteissa, ne saattavat olla jo valmiiksi vain pienen työntekijäjoukon saatavissa. Näiden ihmisten tunnistaminen kuitenkin auttaa ohjeistamista ja turvallisuuskäytäntöjen käyttämistä, samalla kun muut voivat esimerkiksi keskittyä piilotietojen määrän minimointiin yleisesti.

Tehtävään liittyvät Digiturvamallin ominaisuudet

Näytä vaatimustenmukaisuus raporttikirjaston avulla

Digiturvamalli sisältää raporttikirjaston, josta löytyvät omat raporttipohjat jokaiselle vaatimuskehikolle.

Olipa kuulijana oma johto, viranomainen, auditoija tai asiakas, saat tarvittavan raportin muodostettua yhdellä klikkauksella.

Lue lisää raportoinnista

Vastuuta tehtävät ja kuvaa oma toteutus

Tehtävälistat sisältävät digiturvan ydinasiat. Päätä, mitkä tehtävät teillä hoidetaan ja kuka vastaa. Näet vaaditut tehtävät suoraan valitun vaatimuskehikon perusteella, ja voit halutessasi täydentää listaa omilla.

Lue lisää tietoturvatehtävistä

Jakele ohjeet automaattisesti ja valvo lukemista

Kohdista ohjeet kaikilla tai vain relevanteille yksiköille. Saat ehdotuksia suoraan valitun vaatimuskehikon perusteella ja voit lisätä omat ohjeenne.

Työntekijöille ohjeet jaellaan Teams-botin kautta. Botti ei myöskään anna lukemisen unohtua.

Lue lisää tietoturvaohjeista

Dokumentoi esimerkkien ja älykkäiden pohjien avulla

Digiturvamalli sisältää älykkäät mallipohjat mm. järjestelmien, henkilötietojen ja riskien dokumentointiin. Et turhaan kirjoita tai piirrä, vaan klikkailet linkittäen tietoja, jolloin automaattinen raportointi mahdollistuu.

Lue lisää dokumentoinnista

Tehtävään liittyvät vaatimukset eri vaatimuskehikoista

Saman teeman muita tehtäviä

Klikkaa itsesi yksittäisen vaatimuksen näkymään nähdäksesi kaikki kohtaan liittyvät sisällöt.

Tietoaineistojen omistajien nimeäminen

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Jokaiselle tietoaineistolle nimetään omistaja. Omistaja on vastuussa tieto-omaisuuden elinkaaresta ja vastaa kyseiseen omaisuuteen liittyvien hallintatehtävien toteuttamisesta.

Omistajan tehtäviin kuuluu mm.:

  • varmistaa omaisuuden dokumentointi
  • varmistaa omaisuuden asianmukainen suojaus
  • pääsyoikeuksien säännöllinen katselmointi
  • varmistaa tietojen asianmukainen käsittely, myös tietoja tuhottaessa

Omistaja voi delegoida osan tehtävistä eteenpäin, mutta vastuu säilyy omistajalla.

Tietoaineistojen dokumentointi tietovarannoille

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Organisaation on ylläpidettävä listaa sen hallinnoimiin tietovarantoihin sisältyvistä tietoaineistoista.

Dokumentaation on sisällettävä vähintään seuraavat tiedot:

  • Aineiston käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät ja muut keinot
  • Keskeiset tietoryhmät aineistossa (ja sisältääkö henkilötietoja)
  • Tietojen säilytysaika (käsitellään tarkemmin erillisessä tehtävässä)
  • Tarvittaessa tieto aineistojen arkistoinnista / hävittämisestä (käsitellään tarkemmin erillisessä tehtävässä)

Tietojärjestelmien ulkopuolisen henkilötiedon dokumentointi

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Rekisteröidyillä on samat oikeudet henkilötietoihinsa, säilytimmepä niitä missä muodossa tahansa. Meidän on kyettävä viestimään käsittelystä ja tarjoamaan rekisteröidyille pääsy henkilötietoihin, olivatpa ne paperilla, paikallisissa tiedostoissa tai tietojärjestelmissä.

Dokumentoimme erikseen henkilötiedot, joita säilytetään tietojärjestelmien ulkopuolella.

Ohjeistukset tiedostojen käyttöön ja paikallisiin tietoihin liittyen

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Etenkin kun paikallista tai rakenteetonta tietoa on toiminnan luonteen vuoksi tarpeen käsitellä paljon, voi olla tarpeen kehittää koulutusta, joka kuvaa näihin liittyiviä riskejä henkilöstölle.

Paikallisen ja rakenteettoman tiedon yleisiä ongelmia ovat mm.:

  • ei varmuuskopiointia
  • ei pääsynhallintaa
  • vaikea löydettävyys

Tiedoille, joiden et haluat häviävän, joiden käyttöä haluat valvoa tai jotka on tärkeä löytää jatkossa, henkilöstön pitäisi käyttää niihin suunniteltuja järjestelmiä.

Hallintajärjestelmän ulkopuolisen suojattavan omaisuuden dokumentointi

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Tietoon ja tietojenkäsittelypalveluihin liittyvä suojattava omaisuus olisi luotteloitava. Tarkoituksena on varmistaa, että suojaus kattaa tarvittavan omaisuuden.

Luettelointia voidaan tehdä suoraan hallintajärjestelmässä, mutta organisaatiolla voi olla käytössä tietylle omaisuudelle (mm. koodivarastoille, tietokannoille, verkkolaitteille, mobiililaitteille, työasemille, palvelimille tai muulle fyysiselle omaisuudelle) muita, hyvin toimivia listauspaikkoja.

Kuvaa tässä tehtävässä, mitkä hallintajärjestelmän ulkopuoliset luettelot liittyvät suojattavan omaisuuden hallintaan.

Salassa pidettävien tietojen käsittely fyysisesti suojattujen alueiden sisällä (ST III-II)

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Organisaatio on määritellyt kokonaisvastuun siitä, että salassapidettäviä tietoja käsitellään ainoastaan niiden käsittelemiseen soveltuvissa tiloissa.

Suojaustason III-II tietojen suhteen menetellään seuraavasti:

  • Fyysiset turvatoimet toteutetaan kaikissa tiloissa, joissa tietoja käsitellään tai säilytetään.
  • Tietoja käsitellään ainoastaan viranomaisen hyväksymillä turva-alueilla. Tietoja voidaan käsitellä myös hallinnollisilla alueilla, jos pääsy salassa pidettäviin tietoihin on suojattu sivullisilta.
  • Tietoja säilytetään ainoastaan viranomaisen hyväksymillä turva-alueilla turvasäilytysyksikössä tai kassaholvissa.

Salassa pidettävien tietojen käsittely fyysisesti suojattujen alueiden sisällä (ST IV)

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Organisaatio on määritellyt kokonaisvastuun siitä, että salassapidettäviä tietoja käsitellään ainoastaan niiden käsittelemiseen soveltuvissa tiloissa.

Suojaustason IV tietojen suhteen menetellään seuraavasti:

  • Fyysiset turvatoimet toteutetaan kaikissa tiloissa, joissa tietoja käsitellään tai säilytetään.
  • Tietoja käsitellään ainoastaan turva-alueilla, hallinnollisella alueella tai viranomaisen hyväksymillä menettelyillä hallinnollisen alueen ulkopuolella.
  • Tietojen säilytys on mahdollista turva-alueilla ja hallinnollisella alueella soveltuvissa lukittavissa toimistokalusteissa, tai tilapäisesti myös viranomaisen hyväksymillä menettelyillä hallinnollisen alueen ulkopuolella.

Salassa pidettävää tietoa sisältävien tietoaineistojen hävittäminen (ST II)

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Kun hävitetään esimerkiksi paperiaineistoja, magneettisia kiintolevyjä, SSD-kiintolevyjä, USB-muisteja tai optisia medioita, hävittäminen on tärkeää suorittaa suunnitelluin menetelmin, jotta tietoja ei myöhemmin voida palauttaa edes osittain.

Tietojen turvalliseen hävittämiseen voidaan käyttää esimerkiksi tarpeeksi tarkkaa silppuamista sekä sitä tukevana suojauksena myös muita menetelmiä, joilla tietojen kokoaminen estetään luotettavasti (esimerkiksi silpun polttaminen tai kiintolevyn sulattaminen).

Suojaustason II tietoja hävitettäessä:

  • Organisaatio on määritellyt käytettävät silppukoot ja tarvittavat muut tukevat menetelmät eri aineistojen hävittämiseen
  • Salassa pidettävää tietoa sisältävät tietojärjestelmien väliaikaistiedostot poistuvat joko automaattisesti tai ne poistetaan säännöllisesti
  • Sekä kirjaaja että todistaja, jos jälkimmäisen läsnäoloa vaaditaan, allekirjoitettavat hävittämistodistuksen, joka tallennetaan kirjaamoon
  • Todistus säilytytään vähintään 5 vuotta
  • Aineiston hävittäminen suoritetaan todistajan läsnä ollessa, jolla on vähintään hävitettävän aineiston turvallisuusluokkaa vastaava turvallisuusselvitys

Salassa pidettävää tietoa sisältävien tietoaineistojen hävittäminen (ST III)

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Kun hävitetään esimerkiksi paperiaineistoja, magneettisia kiintolevyjä, SSD-kiintolevyjä, USB-muisteja tai optisia medioita, hävittäminen on tärkeää suorittaa suunnitelluin menetelmin, jotta tietoja ei myöhemmin voida palauttaa edes osittain.

Tietojen turvalliseen hävittämiseen voidaan käyttää esimerkiksi tarpeeksi tarkkaa silppuamista sekä sitä tukevana suojauksena myös muita menetelmiä, joilla tietojen kokoaminen estetään luotettavasti (esimerkiksi silpun polttaminen tai kiintolevyn sulattaminen).

Suojaustason III tietoja hävitettäessä:

  • Organisaatio on määritellyt käytettävät silppukoot ja tarvittavat muut tukevat menetelmät eri aineistojen hävittämiseen
  • Salassa pidettävää tietoa sisältävät tietojärjestelmien väliaikaistiedostot poistuvat joko automaattisesti tai ne poistetaan säännöllisesti
  • Sekä kirjaaja että todistaja, jos jälkimmäisen läsnäoloa vaaditaan, allekirjoitettavat hävittämistodistuksen, joka tallennetaan kirjaamoon
  • Todistus säilytytään vähintään 5 vuotta

Salassa pidettävää tietoa sisältävien tietoaineistojen hävittäminen (ST IV)

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Kun hävitetään esimerkiksi paperiaineistoja, magneettisia kiintolevyjä, SSD-kiintolevyjä, USB-muisteja tai optisia medioita, hävittäminen on tärkeää suorittaa suunnitelluin menetelmin, jotta tietoja ei myöhemmin voida palauttaa edes osittain.

Tietojen turvalliseen hävittämiseen voidaan käyttää esimerkiksi tarpeeksi tarkkaa silppuamista sekä sitä tukevana suojauksena myös muita menetelmiä, joilla tietojen kokoaminen estetään luotettavasti (esimerkiksi silpun polttaminen tai kiintolevyn sulattaminen).

Suojaustason IV tietoja hävitettäessä:

  • Organisaatio on määritellyt käytettävät silppukoot ja tarvittavat muut tukevat menetelmät eri aineistojen hävittämiseen
  • Salassa pidettävää tietoa sisältävät tietojärjestelmien väliaikaistiedostot poistuvat joko automaattisesti tai ne poistetaan säännöllisesti

Tietoaineistojen turvalliset säilytystilat

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Tietoaineistoja on käsiteltävä ja säilytettävä toimitiloissa, jotka ovat tietoaineiston luottamuksellisuuteen, eheyteen ja saatavuuteen liittyvien vaatimusten toteuttamiseksi riittävän turvallisia.

Digiturvamallissa tarkempia fyysiseen turvallisuuteen liittyviä toimenpiteitä tarkastellaan työpöydän Fyysinen turvallisuus -moduulin alla.

Luottamuksellisia tietoja koskevien latausten estäminen ulkopuolisissa verkoissa

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Usein työntekijöiden halutaan pääsevän tietojärjestelmiin käsiksi mahdollisimman helposti - mistä ja milloin vain. Tietojen suojaamiseksi voidaan kuitenkin haluta estää tietojen paikallinen lataaminen itse ylläpidetyn verkon ulkopuolella, koska ei voida olla varmoja verkon turvallisuudesta.

Luottamuksellisia tietoja koskevien latausten estäminen ei-tuetuille laitteille

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Usein työntekijöiden halutaan pääsevän tietojärjestelmiin käsiksi mahdollisimman helposti - mistä ja milloin vain. Tietojen suojaamiseksi voidaan kuitenkin haluta estää tietojen paikallinen lataaminen laitteille, joita ei hallita esimerkiksi organisaation mobiililaitteiden hallinnan kautta.

Tiedostojen IRM-suojaus

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Information Rights Management (IRM) -suojaus sähköposteille tai tiedostoille auttaa suojaamaan tärkeitä tietoja sekä vahingossa että tahallaan tapahtuvalta paljastumiselta.

Kun henkilö esimerkiksi lataa tiedostoja IRM-suojatusta jaetusta kansiosta, tiedostot on salattu niin, että ainoastaan valitut henkilöt pystyvät avaamaan ne. Tiedostolle voi olla asetettu myös muita rajauksia, kuten muokkauksen esto, tekstin kopioinnin esto, paikallisen kopion tallentamisen esto tai tulostamisen esto.

Data Loss Prevention -käytäntöjen käyttö

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Data Loss Prevention (DLP) -käytäntöjen avulla voidaan suojata arkaluonteisia tietoja vahingossa tapahtuvalta tai tahalliselta paljastamiselta. Käytännöt voivat hälyttää esimerkiksi havaitessaan arkaluonteista tietoa (esim. henkilötunnuksia tai luottokorttinumeroita) sähköpostissa tai muussa tietojärjestelmässä, jonne ne eivät kuuluisi.

Tietojärjestelmien ulkopuolisen tiedon minimointi

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Suuri määrä organisaation arvokkaista tiedoista on usein aikojen saatossa kertynyt vaikeasti löydättäväksi ja hallittavaksi rakenteettomiin tietoihin - exceleihin, tekstidokumentteihin, intranetin sivuille tai sähköposteihin.

Kun nämä tiedot on tunnistettu, niiden määrää voidaan määrätietoisesti pyrkiä minimoimaan. Tärkeille järjestelmien ulkopuolisille tiedoille tehdään joku seuraavista päätöksistä:

  • siirretään järjestelmään
  • hankkiudutaan eroon (kun tieto vanhaa, ei enää tarpeen tai muuten merkityksetöntä)
  • pidetään tietoisesti käytössä ja nimetään vastuuhenkilö hallitsemaan riskejä

Oletko valmis aloittamaan?

Aloita kokeilu tai varaa demo.