Tiedonhallintamalli on työnkulku Tiedonhallintalakiin (TiHL) liittyvien vaatimusten hoitamiseen ja tiedonhallintamallin ylläpitämiseen — tärkeimpinä elementteinä toimintaprosessit, tietovarannot, tietoaineistot, tietojärjestelmät sekä muutosvaikutusten arvioinnit.

🆕 Mikä muuttui: Tiedonhallintamalli-työnkulku tuo yhdelle sivulle kaikki teemaan liittyvät listaukset ja raportit. Nykyiset toimintaprosessit, tietovarannot ja muu sisältö ovat muuttumattomia — nyt vaan kerättynä yhdelle sivulle.

Milloin työnkulku näytetään?

Näet Tiedonhallimalli-työnkulun työpöydällä, kun Tiedonhallintalaki-vaatimuskehikko on aktiivisena. Vaatimuskehikko on oleellinen etenkin suomalaisen julkishallinnon organisaatioille. Aktivoi TiHL ja työnkulku on tarjolla työpöydälä. Poista kehikko käytöstä ja työnkulkukin hyppää pois näkyvistä.

Mitä sivulla näytetään?

Päämittarit

Näet kuvaajan Tiedonhallintalaki-vaatimuskehikon compliance-arvon kehityksestä ajan myötä. Yksityiskohdat tähän liittyen näet Tiedonhallintalain compliance-näkymästä (linkki työpöydällä).

Dokumentaatio

Dokumentaatio-osio näyttää listaukset, joista Tiedonhallintamalli käytännössä koostetaan. Dokumentaatio on jaoteltuna kahteen ryhmään sen tyypin perusteella:

Suojattava omaisuus

• Toimintaprosessit - toiminta, jota organisaatio pyörittää palveluidensa tarjoamiseksi
• Tietovarannot - hallinnolliset tietokokonaisuudet, johon organisaation tieto-omaisuus on luokiteltu
• Tietoaineistot - tarkemmat tietokokonaisuudet, joista eri tietovarannot koostuvat
• Tietojärjestelmät - tekniset järjestelmät, joissa tietoja käsitellään ja tallennetaan

Työmerkinnät

• Muutosvaikutusten arvioinnit - merkittävät muutokset tiedonhallintaan, joille on tarpeen toteuttaa riskiarviointi

Jokainen dokumentaatiorivi näyttää kohteiden määrän, statusyhteenvedon, liittyvän hallintajärjestelmän teeman sekä omistajan.

Tehtävät

Dokumentaation alla sivu listaa käytännön tehtävät, jotka liittyvät tiedonhallintaan — toimintatavat prosessilistauksen ylläpitoon, tietovarantojen omistajien ja vastuutahojen nimeämiseen, tietojen säilytysaikojen käsittelemisen, tai prosessin muutosvaikutusten arviointien toteuttamiseen. Tehtäville näytetään mm. liittyvä teema, tila, omistaja sekä määräpäivä. Nämä tehtävät liittyvät Tiedonhallintalain eri vaatimuksiin ja näkyvät siten compliance-näkymässä, nostaen compliance-arvoa.

Raportit

Tiedonhallintalain näkökulmasta kaksi raporttia ovat erityisen tärkeitä:

• Tiedonhallintamalli - kuvaus organisaation tiedonhallinnasta siinä muodossa, kun Tiedonhallintalaki sen vaatii
• Asiakirjajulkisuuskuvaus - tiedonhallintamallista tehty julkinen poiminto, jolla organisaatio viestii tietojen käsittelystä sidosryhmilleen (mm. kuntalaisille) Tiedonhallintalain vaatimalla tavalla

Jokaisella raportilla näkyvät kansikuva, Viimeksi päivitetty -päivämäärä sekä Näytä raportti -linkki. Raportit päivittyvät automaattisesti järjestelmän tiedoista.

Kuinka Tiedonhallintamalli liittyy muihin työnkulkuihin?

Tiedonhallintamalli on osin itsenäinen työnkulku ja etenkin sen raportointivaatimukset ovat melko spesifejä tälle vaatimuskehikolle. Tiedonhallintamalli kuitenkin rakentuu osittain suoraan Suojattava omaisuus -työnkulun asioita (mm. tietojärjestelmät, tietovarannot) ja lisäksi muutosvaikutusten arvioinneilla on tiukka liitos Muutosten hallinta -työnkulun toimintaan, vaikkakin TiHL asettaa hieman tarkennetut omat vaatimuksensa muutosten arvioinnille.

Palautetta tai kysyttävää?

Jos sinulla on lisää kysyttävää, tiimiimme voi olla yhteydessä chatin kautta tai sähköpostitse team@cyberday.ai. Otamme myös mielellämme vastaan palautetta Cyberdayn käytöstä.