Järjestelmällisessä turvallisuustyössä merkittävien muutosten vaikutukset on arvioitava ennakkoon ja muutokset toteutettava systemaattisesti. Tahattomien muutosten seuraukset on arvioitava ja pyrittävä lieventämään mahdollisia haittavaikutuksia.

Merkittäviä muutoksia voivat olla mm. organisaatioon, toimintaympäristöön, liiketoimintaprosesseihin sekä tietojärjestelmiin kohdistuvat muutokset. Muutoksia voidaan tunnistaa mm. johdon katselmuksissa sekä muuten toiminnan ohessa.

Varmuuskopiointiin käytettäviä tietovälineitä ja varmuuskopioiden palauttamista testataan säännöllisesti, jotta voidaan varmistua siitä, että hätätilanteessa niihin voidaan luottaa.

Varmuuskopioiden palauttamisesta ylläpidetään tarkkoja ja täydellisiä ohjeita. Toimintaohjeiden avulla seurataan varmuuskopioiden toimintaa ja varaudutaan varmuuskopioiden epäonnistumiseen.

Tietosuojan vastuuhenkilö on muodostanut toimintaohjeet henkilötietoja käsittelevälle henkilöstölle. Lisäksi tietosuojan vastuuhenkilö on valmiina antamaan neuvoja rekisterinpitäjälle, henkilötietoja käsitteleville kumppaneille tai omalle henkilöstölle tietosuojaan liittyen tietosuoja-asetuksen tai muiden tietosuojavaatimusten noudattamiseen.

Organisaatiolla tulisi olla määritelly ohjeet tietojärjestelmien yleisesti hyväksyttävälle käytölle sekä tarvittavien tunnistautumistietojen hallinnalle.

Tärkeäksi luokiteltujen tietojärjestelmien omistaja voi lisäksi määritellä, dokumentoida ja jalkauttaa tarkempia sääntöjä juuri tämän tietojärjestelmän käytöstä. Nämä saannöt voivat kuvata mm. tietoturvavaatimukset, jotka järjestelmän sisältävään tietoon liittyvät.

Tiedon merkitsemistavat on määritelty, ne ovat helposti tunnistettavia ja ne kattavat sekä fyysiset että sähköiset tiedot ja omaisuudet. Merkinnästä tulee käydä ilmi, miltä osin asiakirja on salassa pidettävä ja mihin salassapito perustuu. Henkilöstöä ohjeistetaan merkintöjen tekemisestä.

Mikäli henkilöstöllä on ristiriitaisia tavoitteita tietoturvaohjeiden kanssa, he eivät todennäköisesti noudata ohjeita.

Organisaatio pyrkii aktiivisesti löytämään huonosti toimivat ohjeet ja muokkaamaan joko ohjetta, työkaluja tai henkilöstön prioriteetteja, jotta ohjeita noudatetaan.

Henkilöstöllä on oltava tietoturvaohjeet, joissa on käsiteltävä mm. seuraavia aiheita:

• mobiilaitteiden käyttö ja päivitykset
• tiedon tallentaminen ja varmuuskopiointi
• tietosuoja
• sähköpostin käyttö
• tulosteiden, papereiden ja tiedostojen käsittely
• häiriöistä ilmoittaminen
• huijausten estäminen

Kehitettävänä, testauksessa ja tuotannossa olevia ohjelmistoja ajetaan eriytetyissä teknisissä ympäristöissä, jotta kehitystyön laatu voidaan varmistaa tuotantoympäristöä mukailevassa ympäristössä ja toisaalta tuotantoympäristöä ei häiritä keskeneräisellä kehityksellä.

Käyttäjien arkaluonteisia tai henkilökohtaisia tietoja ei kopioida ja käytetä kehitysympäristössä.

Suojausjärjestelmät ovat niitä tietojärjestelmiä, jotka ovat käytössä suojatakseen meillä olevaa tietoa, ei niinkään sen käsittelemiseksi.

Arvioimme säännöllisesti eri suojausjärjestelmien toimintaa ja tarvetta uusille järjestelmille.

Tietojärjestelmien toiminta voi olla riippuvaista tietyistä avainresursseista, kuten palvelinkapasiteetista, tallennustilasta, tietojenkäsittelykapasiteetista, valvontakapasiteetista tai tietyistä avainhenkilöistä.

Etenkin osalla näistä resursseista voi tietyissä tilanitessa olla pitkät toimitusajat tai korkeat kustannukset, jolloin tuleviin kapasiteettiongelmiin niiden kanssa on kiinnitettävä erityistä huomiota.

Tarkkailemme tärkeimpien järjestelmäresurssien käyttöä ja tunnistamme suuntaukset, turvallisuutta mahdollisesti uhkaavat pullonkaulat ja riippuvuudet tärkeistä henkilöistä.