Toimittajasopimusten sisältö ja tila dokumentoitaan toimittajalistauksen yhteydessä. Tavoitteena on varmistaa, että organisaation ja toimittajan välillä ei ole väärinymmärryksiä osapuolten velvoitteista tietoturvavaatimusten täyttämisessä.

Organisaatiomme sisällyttää toimittajasopimukseen tarvittaessa seuraavat asiat:

• toimittajan käyttämät tiedot (ja tiedon mahdollinen luokitus) sekä tietoihin pääsyn saava henkilöstö
• työnjako viranomaisvaatimusten täyttämisessä
• sopimusosapuolten hallintatehtävät tietoturvaan liittyen (esim. pääsynhallinta, valvonta)
• tiedon hyväksyttävän käytön säännöt
• häiriöiden ilmoittaminen ja korjaaminen
• vaatimukset toimittajan alihankkijoiden käytölle
• lupa auditoida sopimukseen liittyvät toimittajan prosessit ja hallintakeinot (ja puutteiden korjaaminen)
• toimittajan vastuu noudattaa organisaation tietoturvakäytäntöjä

Organisaation on ylläpidettävä listaa kumppaneista, joilla on pääsy luottaumuksellisiin tietoihin. Järjestelmätoimittajat sekä henkilötietojen käsittelijät listataan erillään muista sidosryhmistä.

Listauksia on tarkasteltava säännöllisesti, jotta ne ovat tarkkoja, ajantasaisia ja johdonmukaisia.

Henkikötietojen käsittelijät (esim. tietojärjestelmien toimittajat, muut henkilötietojen käsittelijät) sekä henkilötietojen käsittelyyn liittyvät sopimukset on kartoitettu. Dokumentaatio sisältää mm.:

• Käsittelijän nimen ja sijainnin
• Henkilötietojen käsittelyn luonne ja tarkoitus
• Sopimuksen statuksen

Käsittelysopimuksella sidotaan henkilötietoja käsittelevän kumppaniin tekemisiä. Etenkin tärkeiden kumppanien kanssa käsittelysopimuksen sisältöä on syytä analysoida tarkemmin, josta dokumentoidaan oma arvioinsa. Tärkeät kumppanit voivat olla meihin nähden joko henkilötietojen käsittelijöitä tai rekisterinpitäjiä.

Meille voi olla tärkeää esimerkiksi vastuuttaa tärkeää kumppania huolehtimaan salassapitovelvollisuuden varmistamisesta henkilöstölleen sekä rajoittaa toisten henkilötietojen käsittelijöiden (alihankinnan) käyttöä tietoihimme liittyen.

Toimittajayrityksille on nimetty vastuuhenkilö, joka seuraa toimittajan toimintaa, tiedotusta sekä sopimuksen noudattamista.

Vastuuhenkilöllä on oltava riittävät taidot digiturvavaatimusten analysointiin toimittajan kriittisyydestä riippuen. Vastuuhenkilö myös huolehtii, että toimittaja nimittää omalta puoleltaan vastuuhenkilön varmistamaan sopimuksen noudattamisen.

Käsittelysopimuksella sidotaan henkilötietojen käsittelijän (kuten järjestelmätoimittajan) tekemisiä.

Meille voi olla tärkeää vastuuttaa tärkeää kumppania haluamallamme tasolla huolehtimaan mm. käytön valvonnasta (lokituksista) sekä tietojen palauttamisesta sopimuksen päättyessä haluamiemme toimintatapojen mukaan.

Vastuuhenkilö seuraa merkittäviä muutoksia toimittajan toiminnassa, jotka voivat vaikuttaa toimittajasuhteeseen ja palveluntarjontaan sekä vaatia täten muita toimenpiteitä. Seuraavat näkökohdat huomioidaan:

• suorat muutokset toimittajasopimuksiin
• palvelusisällön parannukset, uudet teknologiat tai uusien palvelujen kehittäminen
• toimintatapojen merkittävät muutokset (joko tietoturvaan tai muuhun toimintaan liittyen)
• tietojen fyysistä sijaintia koskevat muutokset
• toimittajaketjun / alihankintaprosessin muutokset

Määrittelemme ennakkoon toimittajatyypit, joiden kanssa yhteistyö vaatii pääsyä luottamuksellisiin tietoihin tai niiden käsittelyalueille sekä tätä kautta mm. käsittelysopimusten tekemistä. Tällaisia toimittajatyyppejä voivat olla esim. tietotekniset palvelut, logistiikka, taloushallinto sekä tietotekniset infrastruktuurikomponentit.

Huolella valitut sertifikaatit voivat olla hyviä yleisesti tunnistettuja todisteita tietystä tietoturva- tai tietosuojatasosta. 

Organisaatio voi päättää vaatia tärkeiltä kumppaneilta tietyn sertifikaatin omaamista. Yleisesti tunnistettuja digiturvaan liittyviä sertifikaatteja ovat mm.:

• ISO 27001 (yleinen tietoturva)
• SOC2 (yleinen tietoturva, kutsutaan myös SSAE 16)
• ISO 27017 (digiturva pilvipalveluissa)
• ISO 27018 (tietosuoja pilvipalveluille)
• muita suosittuja digiturvaan liittyviä standardeja mm. NIST (yleinen), CSA (pilviohjelmistot), PCI DSS (korttimaksaminen)

Digiturvan minimitasoa koskevat vaatimukset on määritetty luottamuksellista tietoamme käsittelevillä kumppaniyrityksille ja nämä on sisällytetty toimittajasopimuksiin. Vaatimukset vaihtelevat sen mukaan, kuinka kriittistä tietoa kumppani käsittelee.

Vaatimusten on järkevää koostua säännöistä ja käytännöistä, joita omassa organisaatiossanne noudatetaan. Voitte jaotella vaatimustasot matalan, keskitason ja korkean riskin toimittajiin.

Nimetty vastuuhenkilö seuraa toimittajan toimintaa ja palveluita aktiivisesti, jotta varmistetaan sopimusten tietoturvaehtojen noudattaminen ja tietoturvahäiriöiden asianmukainen hallinta.

Seurantaan sisältyvät seuraavat asiat:

• luvatun palvelutason tarkkailu
• toimittajan raporttien katselmointi ja seurantapalaverien järjestäminen
• riippumattomien auditointien säännöllinen järjestäminen
• auditoinneissa tunnistettujen ongelmien seuranta
• tietoturvahäiriöiden tarkempi selvittäminen ja niihin liittyvän dokumentaation katselmointi
• toimittajan tulevaisuuteen liittyvien suunnitelmien läpikäynti (palvelutason ylläpitämiseen liittyen)

Kriittisten verkkopalvelujen tarvitsemat turvajärjestelyt, kuten turvallisuusominaisuudet, palvelutasot ja hallintavaatimukset, on huolellisesti määritelty ennakkoon. Verkkopalveluja ovat mm. liitännät, verkot ja verkon turvallisuusratkaisut (esim. palomuurit).

Verkkopalvelujen turvallisuusominaisuudet voivat olla mm. seuraavanlaisia:

• vaadittu turvallisuuteen liittyvä teknologia, kuten todennus, salaustekniikka ja verkkoyhteyden hallintakeinot
• verkkopalvelujen suojatun yhteyden edellyttämät tekniset parametrit
• verkkopalvelun käyttökriteerit, jotka rajoittavat pääsyä verkkopalveluun tai sovelluksiin tarvittaessa

Huolella valitut sertifikaatit voivat olla hyviä yleisesti tunnistettuja todisteita tietystä tietoturva- tai tietosuojatasosta.

Organisaatio voi päättää vaatia tärkeiltä kumppaneilta tietyn sertifikaatin omaamista. Yleisesti tunnistettuja digiturvaan liittyviä sertifikaatteja ovat mm.:

• ISO 27001 (yleinen tietoturva)
• SOC2 (yleinen tietoturva, kutsutaan myös SSAE 16)
• ISO 27017 (digiturva pilvipalveluissa)
• ISO 27018 (tietosuoja pilvipalveluille)
• muita suosittuja digiturvaan liittyviä standardeja mm. NIST (yleinen), CSA (pilviohjelmistot), PCI DSS (korttimaksaminen)