Organisaation on lueteltava tekoälyjärjestelmänsä ja varmistettava, että asiaankuuluvien lakien mukaiset avoimuusvelvoitteet täyttyvät. Nämä velvoitteet olisi dokumentoitava. Tämän prosessin tulokset olisi säilytettävä viitteenä sääntöjen noudattamista koskevissa toimissa.

Organisaation on laadittava ja dokumentoitava tietojen laatustandardit kaikille tiedoille, joita käytetään tekoälyjärjestelmien rakentamiseen tai käyttämiseen. Näissä standardeissa olisi käsiteltävä sellaisia näkökohtia kuin tarkkuus, täydellisyys, johdonmukaisuus, ajantasaisuus ja edustavuus, ja niissä olisi pyrittävä minimoimaan vääristymät. Olisi otettava käyttöön prosesseja, joilla varmistetaan, että kaikki tekoälyjärjestelmissä käytettävät tiedot ovat näiden määriteltyjen laatustandardien mukaisia.

Organisaation on laadittava, dokumentoitava ja ylläpidettävä menettelyjä koulutuksen, validoinnin ja testauksen hallintaa varten sen varmistamiseksi, että ne soveltuvat järjestelmän aiottuun tarkoitukseen. Prosessiin tulisi sisältyä mahdollisten harhojen ja muiden tietorajoitusten havaitseminen, dokumentointi ja lieventäminen. Näissä menettelyissä olisi määriteltävä, miten tiedot:

• kerätään ja hankitaan
• tallennetaan ja säilytetään
• käsitellään ja muunnetaan
• varmistetaan laatu, eheys ja edustavuus.
• miten tiedossa olevat rajoitukset tai vääristymät vaikuttavat tietoihin.
• turvattu luvattomalta käytöltä tai väärinkäytöltä.
• käsitellään yksityisyyden suojaa koskevien säännösten ja eettisten näkökohtien mukaisesti.

Organisaation olisi varmistettava, että tiedonhallintamenettelyjä sovelletaan johdonmukaisesti koko tekoälyjärjestelmien kehittämisen elinkaaren ajan, jotta voidaan tukea vastuullista ja tehokasta tekoälyn kehittämistä.

Organisaation on määriteltävä ja dokumentoitava kriteerit, joiden perusteella tiedonvalmistusmenetelmät valitaan. Dokumentoinnin olisi myös sisällettävä erityiset menetelmät, joita organisaatio käyttää tietojen valmisteluun, jotta varmistetaan tekoälyjärjestelmien tietojenkäsittelyn johdonmukaisuus ja tehokkuus.