The organisation should create and maintain up-to-date technical documentation for its high-risk AI systems. This documentation must be detailed enough to allow authorities to assess the system's compliance with the regulation. It should describe the system's general characteristics, purpose, development process, and how risk management has been applied. The documentation should be created before the AI system is placed on the market or put into service and contain, at minimum, all elements set out in Annex IV.

Jos suuren riskin tekoälyjärjestelmä on osa tuotetta, joka kuuluu myös muiden EU:n erityislakien soveltamisalaan, organisaation olisi laadittava yksi yhtenäinen tekninen dokumentaatio. Tämän asiakirjan on sisällettävä kaikki tekoälylainsäädännössä ja asiaa koskevassa tuotelainsäädännössä vaaditut tiedot.

Jos organisaatio on pieni tai keskisuuri yritys (pk-yritys), mukaan lukien aloittava yritys, sen olisi käytettävä Euroopan komission toimittamaa yksinkertaistettua teknisen dokumentoinnin lomaketta. Lomake on suunniteltu vähentämään hallinnollista taakkaa ja osoittamaan samalla vaatimustenmukaisuus. Ilmoitettujen laitosten on hyväksyttävä tämä erityinen lomake vaatimustenmukaisuuden arviointia varten.