Organisaation on laadittava ja dokumentoitava menettely, jolla toimivaltaiselle viranomaiselle ilmoitetaan tapahtumista, jotka häiritsevät merkittävästi tai joilla on potentiaalia häiritä merkittävästi välttämättömien palvelujen tarjoamista. Menettelyyn on sisällyttävä merkittävyyden arviointi, jossa otetaan huomioon:

• häiriön vaikutusten kohteena olevien käyttäjien lukumäärä ja osuus;
• häiriön kesto
• häiriön vaikutusalue, mukaan lukien se, kattaako se maantieteellisesti eristyneen alueen.

Menettelyssä on määriteltävä:

• ensimmäinen ilmoitus toimivaltaiselle viranomaiselle ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 24 tunnin kuluttua tapahtuman havaitsemisesta, ellei se ole toiminnallisesti mahdotonta;
• yksityiskohtainen seurantaraportti viimeistään kuukauden kuluttua tapahtumasta, mikäli se on aiheellista tai toimivaltaisen viranomaisen pyynnöstä;
• sisältövaatimukset sekä alkuilmoitukselle että seurantaraportille, mukaan lukien tarvittaessa tiedot, jotka ovat tarpeen tapahtuman rajat ylittävien vaikutusten määrittämiseksi;
• roolit ja vastuut merkittävyyden arvioinnin käynnistämisessä, ilmoittamisesta päättämisessä sekä alkuilmoituksen ja seurantaraportin laatimisessa ja toimittamisessa.

Organisaation on varmistettava, että alustava ilmoitus tapahtumasta toimitetaan Valtioneuvoston tilannekeskukselle. Ilmoituksessa on mainittava:

• tapahtuman luonne ja havaitseminen
• alustava arvio tapahtuman syystä ja seurauksista
• arvio siitä, kuinka suuri osa keskeisten palvelujen käyttäjistä on kärsinyt vahinkoa
• kaikki tiedot, jotka liittyvät mahdollisiin rajat ylittäviin vaikutuksiin.

Yksityiskohtainen tapahtumaraportti on toimitettava koordinoivalle ministeriölle, alaa vastaavalle ministeriölle ja toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Raportissa on annettava täydellinen selvitys tapahtumasta, mukaan lukien yksityiskohtainen kuvaus tapahtumasta, sen vakavuudesta, vaikutuksista ja maantieteellisestä laajuudesta, todennäköisestä uhkasta tai syystä, toteutetuista tai käynnissä olevista lieventämistoimenpiteistä, mahdollisista rajat ylittävistä vaikutuksista sekä muista tapahtuman hallintaan liittyvistä tiedoista.

Sekä alkuilmoituksessa että yksityiskohtaisessa raportissa olevat tiedot on pyynnöstä toimitettava Huoltovarmuuskeskukseen.

Valvontaviranomaisen jatkotietopyyntöjen käsittelyä varten on oltava käytössä menettely.

Organisaatio listaa relevantit viranomaistoimijat, joihin on tärkeää pitää aktiivisesti yhteyttä sekä tarvittaessa saada yhteys nopeasti. Näitä viranomaisia ovat mm. kansallisia lakeja toimeenpanevat sekä valvontaa toteuttavat viranomaiset.

Relevantteihin viranomaisiin olisi määriteltävä selkeä yhteyshenkilö, joka toimii yhteyspisteenä organisaatioon.