Organisaation on laadittava, dokumentoitava ja ylläpidettävä vaaratilanteista ilmoittamista koskeva menettely, jolla varmistetaan oikea-aikainen ja tehokas yhteydenpito palvelujen vastaanottajiin. Menettelyssä on edellytettävä välitöntä sisäistä raportointia ja sen jälkeistä ilmoittamista palvelun vastaanottajille ilman aiheetonta viivytystä, kun merkittävä tapahtuma todennäköisesti vaikuttaa kielteisesti palvelujen tarjoamiseen.

Menettelyllä on varmistettava, että ilmoituksen sisältö on kattava ja että se sisältää vähintään seuraavat tiedot siinä määrin kuin ne ovat saatavilla:

• Vaikutusten analyysi ja kesto: Selkeä selvitys häiriön odotetuista ja todellisista seurauksista ja häiriön odotetusta kestosta.
• lieventämisohjeet: Toimintakelpoiset vaiheet, toimenpiteet tai vastatoimet, jotka vastaanottajat voivat välittömästi toteuttaa henkilökohtaisten riskien vähentämiseksi tai häiriön kielteisten vaikutusten lieventämiseksi.
• Viestinnän aikataulu: Suunniteltu aikataulu seurantapäivityksiä varten ja nimetty kanava lisätietojen saamiseksi.