Organisaatiomme on määritellyt toimintatavat henkilöstön digiturvaosaamisen ylläpitämiseen. Näihin voi liittyä mm. seuraavia asioita:

• henkilöstölle on olemassa ohjeet, joilla kuvataan työrooliin liittyvät digiturvan yleiset säännöt
• henkilöstöä koulutetaan, jotta he pystyvät toimimaan turvallisesti, tietävät ohjeet ja kykenevät noudattamaan niitä
• henkilöstö osoittaa testien tai muun vastaavan avulla omaavansa turvallisen toiminnan vaatimat digiturvataidot ja -tiedot

Koulutus keskittyy kullekin työroolille oleellisimpiin digiturvateemoihin, mutta sisältää tarpeeksi usein myös kaikkia työntekijöitä koskevat "perusasiat":

• työntekijän henkilökohtainen vastuu (mm. päätelaitteista ja käsittelemästään tiedosta)
• kaikkia koskevat käytännöt (mm. tietoturvahäiriöiden raportointi)
• kaikkia koskevat säännöt (mm. puhdas työpöytä)
• organisaation tietoturvaroolit (keneen yhteyttä ongelmatilanteissa)

Organisaatio ylläpitää luetteloa salassa pidettävän tiedon käsittelyä edellyttävistä työtehtävistä. Pääsyoikeus salassa pidettävään tietoon myönnetään vasta, kun henkilön työtehtävistä johtuva tiedonsaantitarve on selvitetty. Luettelo sisältää tiedon salassa pidettävien tietojen käsittelyoikeuksista suojaustasoittain.

Organisaation henkilöstölleen järjestämistä digiturvakoulutuksista pidetään lokia. Lokin avulla voidaan osoittaa, millaisia täsmäpanostuksia organisaatio on tehnyt henkilöstön digiturvaosaamisen eteen.

Jokaisesta koulutuksesta voidaan kirjata ylös esimerkiksi:

• ajankohta
• koulutuksen aihepiirit ja kesto
• koulutuksen toteutustapa ja kouluttaja
• koulutukseen osallistuneet henkilöt

Organisaatio on muodostanut ohjeistukset, joilla varmistetaan turvallisuutta eri työsuhteen elinkaaren vaiheissa. Ohjeistuksia koulutetaan ja valvotaan tarvittavien henkilöstöryhmien parissa (esim. esimiehet).

Menettelyohjeet voidaan kohdistaa työsuhteen eri elinkaaren vaiheisiin. Eri ohjeistuksia voivat olla esimerkiksi:

• rekrytointiohjeet
• perehdyttämisohjeet
• työsuhteen aikaisten muutosten ohjeet
• työsuhteen päättymisen ohjeet
• ja ohjeet yksityiskohtaisempiin toimiin kuten esimerkiksi ohjeet käyttö- ja pääsyoikeuksien muutoksiin

Mikäli henkilöstöllä on ristiriitaisia tavoitteita tietoturvaohjeiden kanssa, he eivät todennäköisesti noudata ohjeita.

Organisaatio pyrkii aktiivisesti löytämään huonosti toimivat ohjeet ja muokkaamaan joko ohjetta, työkaluja tai henkilöstön prioriteetteja, jotta ohjeita noudatetaan.

Ohjeiden noudattamista voidaan valvoa joko teknisesti tai suoraan kysymällä / testaamalla työntekijöiltä.

Henkilöstöllä on oltava tietoturvaohjeet, joissa on käsiteltävä mm. seuraavia aiheita:

• mobiilaitteiden käyttö ja päivitykset
• tiedon tallentaminen ja varmuuskopiointi
• tietosuoja
• sähköpostin käyttö
• tulosteiden, papereiden ja tiedostojen käsittely
• häiriöistä ilmoittaminen
• huijausten estäminen

Vähintään digiturvan kannalta tärkeisiin rooleihin hakeutuvien työnhakijoiden tausta olisi tarkastettava, huomioiden asianmukaiset lait ja määräykset.

Tarkastus voi sisältää mm.:

• suositusten tarkistuksen
• CV:n oikeellisuuden tarkistuksen
• koulutuksellisen pätevyyden varmistamisen
• henkilöllisyyden tarkistamisen riippumattomasta lähteestä
• muut yksityiskohtaisemmat tarkistukset (esim. luottotietojen, aiempien korvausvaatimusten tai rikosrekisterin tarkistus)

Taustatarkistus voi olla syytä ulottaa myös esimerkiksi täysin etänä työskenteleviin, urakoitsijoihin tai muihin kolmansiin osapuoliin. Taustatarkistuksen syvyyttä voidaan suhteuttaa tehtävän oikeuttavaan tietoluokkaan.

Kaikkien luottamuksellisia tietoja käsittelevien työntekijöiden olisi allekirjoitettava salassapito- tai vaitiolositoumus ennen luottamuksellisen tiedon käsittelyä.

Salassapitositoumuksen tulisi sisältää mm.:

• luottamuksellisen tiedon selkeä määrittely
• sitoumuksen oletettu kesto
• edellytetyt toimenpiteet, kun sitoumus puretaan
• allekirjoittaneiden vastuut ja toimenpiteet, jotta vältetään luvaton tiedon paljastaminen
• tiedon, liikesalaisuuksien ja aineettoman omaisuuden omistajuus ja miten tämä liittyy luottamuksellisen tiedon suojaamiseen
• luottamuksellisen tiedon sallittu käyttö ja allekirjoittaneen oikeudet käyttää tietoa
• oikeus tarkastaa ja valvoa toimintoja, joihin liittyy luottamuksellista tietoa