Organisaation on pidettävä yllä luetteloa ympäristöjärjestelmäänsä liittyvistä tärkeimmistä prosesseista, mukaan lukien prosessit, joilla on tai voi olla merkittäviä ympäristövaikutuksia, ja prosessit, joita tarvitaan ympäristöjärjestelmän jatkuvan toiminnan tukemiseen. Kullekin prosessille nimetään prosessin omistaja, joka vastaa siihen liittyvien asiakirjojen ja prosessiin liittyvien ympäristötoimien täyttämisestä.

Prosessin dokumentointiin on sisällyttävä ainakin seuraavat tiedot

• prosessin tarkoitus
• linkki yksityiskohtaisempaan kuvaukseen prosessin vaiheista, vuorovaikutuksesta tai ympäristönäkökohdista.
• vaaditut panokset ja odotetut tuotokset, erityisesti ne, jotka vaikuttavat ympäristönsuojelun tasoon.
• liitetyt resurssit (esim. laitteet, tietojärjestelmät, materiaalit, toimipaikat, yhteistyökumppanit tai muu ympäristöön vaikuttava omaisuus).
• mittarit, joita käytetään prosessinympäristönsuojelun tason ja tehokkuuden seurantaan.
• Muut prosessiin liittyvät keskeiset toimet (esim. tunnistetut ympäristönäkökohdat, arvioidut riskit ja mahdollisuudet, suunnitellut tai toteutetut parannukset tai muutokset).

Organisaatio on määritellyt kriteerit ja menetelmät (esim. valvontatoimet, mittaukset tai muut prosessiin liittyvät mittarit), joita tarvitaan sen pääprosessien tehokkaan toiminnan ja valvonnan varmistamiseksi.

Näitä menetelmiä ja kriteerejä sovelletaan aktiivisesti, jotta voidaan varmistua siitä, että prosessit toteutetaan suunnitellusti. Organisaatio dokumentoi säännöllisesti toteutetut valvonta- sekä mittaustoimet, jotta prosessin seurannasta on dokumentoitua tietoa.

Organisaation on jatkuvasti arvioitava ympäristöprosessiensa soveltuvuutta ja tehokkuutta varmistaakseen, että ne saavuttavat aiotut ympäristötulokset ja tukevat ympäristöjärjestelmän toimintaa.

Kun prosesseihin tarvitaan merkittäviä muutoksia, ne dokumentoidaan ympäristöjärjestelmään selkeyden, johdonmukaisuuden ja jäljitettävyyden säilyttämiseksi. Muutokset voivat liittyä uusiin ympäristönäkökohtiin, muutettuihin toiminnallisiin tarkastuksiin, päivitettyihin teknologioihin tai ympäristöolosuhteiden muutoksiin.

Järjestelmällisessä ympäristöasioiden hallinnassa kaikki merkittävät prosessimuutokset toteutetaan hallitusti. Näiden muutosten mahdolliset ympäristövaikutukset arvioidaan ensin, vastuualueet määritetään ja muutoksen toteuttamista seurataan sen varmistamiseksi, ettei se vaikuta kielteisesti ympäristönsuojelun tasoon tai vaatimustenmukaisuusvelvoitteisiin.

Organisaation on dokumentoitava tarkempi kulku jokaisesta laadunhallintajärjestelmään liittyvästä prosessista, mikä kuvaa toimintojen peräkkäistä järjestystä prosessin sisällä.

Prosessikuvausten tulisi osoittaa myös eri prosessien vuorovaikutukset, ja niiden tulisi olla riittävän yksityiskohtaisia, jotta organisaatio voi käyttää niitä seurannassa ja luottaa siihen, että prosessit suoritetaan suunnitellusti.