Organisaatio tarvitsee selkeän lähestymistavan ympäristöjärjestelmää tukevan dokumentoidun tiedon luomiseen ja ylläpitämiseen. Tämä auttaa varmistamaan, että ympäristöjärjestelmä on ymmärrettävä, tehokas ja linjassa organisaation todellisten tarpeiden ja toimintaympäristön kanssa.

• Dokumentoi ympäristöjärjestelmä tavalla, joka selittää sen tarkoituksen, soveltamisalan, rakenteen, vastuualueet ja sen, miten sen eri osat toimivat käytännössä yhdessä.
• Tunnista kaikki ympäristönormien edellyttämät dokumentoidut tiedot ja varmista, että ne ovat mukana ja ajan tasalla.
• Määritä, mitä muita asiakirjoja tai tallenteita tarvitaan, jotta ympäristöjärjestelmä toimisi tehokkaasti, kuten prosessikuvauksia, malleja, lomakkeita tai näyttöä rutiinitoiminnoista.
• Säädä asiakirjojen määrää ja yksityiskohtaisuutta siten, että ne vastaavat organisaation kokoa, toimintaa ja toiminnan monimutkaisuutta. Pienemmät tai yksinkertaisemmat toiminnot saattavat tarvita vähemmän asiakirjoja, kun taas suuremmat tai monimutkaisemmat toiminnot saattavat tarvita enemmän asiakirjoja.
• Varmista, että dokumentaatio riittää osoittamaan lakisääteisten velvoitteiden, asiakasvaatimusten ja sisäisten sitoumusten noudattamisen ilman, että siitä tulee liian raskasta.
• Tarkista ja päivitä dokumentaatio säännöllisesti, jotta se pysyy käytännöllisenä, selkeänä ja vastaa organisaation todellista toimintaa. Poista tarvittaessa vanhentunut tai tarpeeton sisältö.

Tämä lähestymistapa pitää EMS-dokumentaation mielekkäänä ja tasapainoisena, mikä auttaa organisaatiota osoittamaan vaatimustenmukaisuuden ja pitää hallinnollisen työmäärän sopivana sen tarpeisiin nähden.