Organisaation olisi perustettava ja ylläpidettävä järjestelmää, jonka avulla säilytetään ympäristöhätätilanteisiin varautumiseen ja niihin reagoimiseen liittyvät dokumentoidut tiedot. Tämä sisältää tiedot hätäsuunnitelmista, harjoitusraporteista, vaaratilanteiden torjuntatoimista, vaaratilanteiden jälkeisistä analyyseistä ja menettelyihin tehdyistä tarkistuksista, jotta voidaan osoittaa valmius ja tukea jatkuvaa parantamista.

Organisaation olisi laadittava ja pantava täytäntöön viestintäsuunnitelma ympäristöhätätilanteita varten, jotta voidaan varmistaa oikea-aikainen ja tehokas tiedon levittäminen kaikille asianomaisille osapuolille, kuten työntekijöille, urakoitsijoille, paikallisyhteisöille, sääntelyelimille ja yleisölle. Suunnitelmassa olisi määriteltävä viestintäkanavat, sisältö, vastuualueet ja protokollat eri hätätilanteita varten.

Organisaation olisi järjestettävä säännöllisesti koulutusta koko asianomaiselle henkilöstölle heidän rooleistaan ja vastuistaan ympäristöonnettomuuksiin varautumisessa ja niihin reagoimisessa. Koulutuksen olisi katettava hätätilannemenettelyt, laitteiden käyttö, viestintäprotokollat ja toimet haitallisten ympäristövaikutusten ehkäisemiseksi tai lieventämiseksi, jotta varmistetaan, että henkilöstö on pätevä ja valmistautunut toimimaan tehokkaasti hätätilanteessa.

Organisaation olisi laadittava ja ylläpidettävä ohjelmaa, jonka avulla voidaan säännöllisesti järjestää harjoituksia ja harjoittelua ympäristöä koskeviin hätätilanteisiin varautumista ja niihin reagoimista koskevien suunnitelmien testaamiseksi. Ohjelmassa olisi määriteltävä harjoitusten tyypit, niiden tiheys, laajuus, tavoitteet ja osallistujat, jotta varmistetaan kaikkien asiaankuuluvien menettelyjen ja valmiuksien kattava testaus.