Organisaation olisi määriteltävä ja dokumentoitava kunkin suuren riskin tekoälyjärjestelmän ominaisuudet, kyvyt ja suorituskyvyn rajoitukset. Tässä dokumentaatiossa olisi ilmoitettava selkeästi tekoälyjärjestelmän käyttötarkoitus, ja se olisi sisällytettävä käyttöönottajille annettaviin käyttöohjeisiin.

Organisaation olisi luotava ja otettava käyttöön prosessit, joilla varmistetaan, että tekoälyjärjestelmiä käytetään johdonmukaisesti niiden aiottuihin tarkoituksiin, jotka on määritelty ja dokumentoitu kehitys- tai hankintavaiheessa. Tähän sisältyy käyttötapojen tarkastelu ja niiden vertaaminen tekoälyjärjestelmän dokumentoituun laajuuteen ja tavoitteisiin.

Organisaation on virallisesti määriteltävä ja dokumentoitava sisäiset prosessinsa, jotka ohjaavat sen henkilöstön vastuullista tekoälyjärjestelmien käyttöä.

Näiden dokumentoitujen prosessien tarkoituksena on tarjota selkeät, toteutettavissa olevat säännöt ja ohjeet sen varmistamiseksi, että kaikki tekoälyn käyttö organisaatiossa on eettistä ja turvallista ja että se on linjassa lakisääteisten vaatimusten ja organisaation toimintaperiaatteiden kanssa.

Näissä prosesseissa olisi määriteltävä mm:

• Miten varmistetaan, että tekoälyjärjestelmää käytetään vain sen käyttödokumentaatiossa kuvattuun tarkoitukseen.
• Säännöt syöttö- ja lähtötietojen, erityisesti henkilökohtaisten tai arkaluonteisten tietojen, käsittelylle.
• Menettelyt, joita operaattoreiden on noudatettava ihmisen valvonnassa, puuttumisessa ja päätösten todentamisessa.
• Vaiheet odottamattoman käyttäytymisen, vaaratilanteiden tai järjestelmän mahdollisen väärinkäytön tunnistamiseksi ja raportoimiseksi.