Organisaatio on määritellyt, mistä laadunhallintajärjestelmään liittyvistä asioista on tiedotettava säännöllisesti. Suunnitelman on sisällettävä vastaukset esimerkiksi seuraaviin kohtiin:

• Mistä asioista tiedotetaan? Näitä voivat olla esimerkiksi uudet tai muuttuneet laatutavoitteet.
• Miten ja milloin tiedotetaan? Mitä kanavia käytetään ja kuinka usein?
• Kenelle tiedotetaan? Kuinka usein laatujohtajille, kuinka usein koko organisaatiolle tai kumppaneille.
• Kuka osallistuu? Kenellä on oikeus viestiä ja keneltä esimerkiksi viestit on hyväksyttävä.

Tehtävän omistaja huolehtii suunnitelman toteuttamisesta ja sen tehokkuuden säännöllisestä arvioinnista.