Organisaation on laadittava ja dokumentoitava virallinen menettely jatkuvaa yhteistyötä ja tiedonvaihtoa varten ulkopuolisten turvallisuuselinten, kuten alakohtaisen viranomaisen, kriisinhallintakeskuksen (DGCC), uhka-analyysin koordinointiyksikön (OCAM) ja poliisiviranomaisten kanssa.

Menettelyssä olisi määriteltävä erityyppiset turvallisuustiedot, jotka on jaettava, nimetyt viestintäkanavat, yhteyspisteet ja tietojenvaihdon vastuualueet.

Jatkuvan turvallisuusyhteistyön ja -tiedonvaihdon virallistamisen ja toteuttamisen tärkeimpiä vaiheita ovat seuraavat:

• Luettelo kaikista asiaankuuluvista ulkoisista turvallisuuselimistä (esim. alakohtainen viranomainen, DGCC, OCAM, poliisiviranomaiset) ja niiden erityistehtävistä elintärkeiden infrastruktuurien turvallisuuden osalta.
• Määritellään jaettavat turvallisuustiedot (esim. uhkatiedot, vaaratilanneraportit, haavoittuvuusilmoitukset), niiden jakamistiheys ja turvaluokitustasot.

Määrittele osallistumisedellytykset tietojen jakamisjärjestelyissä ja ilmoita osallistumisesta toimivaltaisille viranomaisille.

1. Määritä osallistumisedellytykset tietojen jakamisjärjestelyissä, mukaan lukien julkisten viranomaisten osallistuminen ja niiden mahdolliset roolit, kolmannen osapuolen palveluntarjoajien osallistuminen ja operatiiviset yksityiskohdat, kuten omistettujen IT-alustojen käyttö.
2. Ilmoita osallistumisesta tietojen jakamisjärjestelyihin toimivaltaisille viranomaisille jäsenyyden vahvistamisen yhteydessä tai tarvittaessa jäsenyyden lopettamisesta sen tullessa voimaan.

Nimetty vastuuhenkilö seuraa toimittajan toimintaa ja palveluita aktiivisesti, jotta varmistetaan sopimusten tietoturvaehtojen noudattaminen ja tietoturvahäiriöiden asianmukainen hallinta.

Seurantaan sisältyvät seuraavat asiat:

• luvatun palvelutason tarkkailu
• toimittajan raporttien katselmointi ja seurantapalaverien järjestäminen
• riippumattomien auditointien säännöllinen järjestäminen
• auditoinneissa tunnistettujen ongelmien seuranta
• tietoturvahäiriöiden tarkempi selvittäminen ja niihin liittyvän dokumentaation katselmointi
• toimittajan tulevaisuuteen liittyvien suunnitelmien läpikäynti (palvelutason ylläpitämiseen liittyen)

Organisaation on määritettävä, mistä asioista tietoturvallisuuden hallintajärjestelmään liittyen on säännöllisesti viestittävä. Suunnitelman on sisällettävä vastaukset mm. seuraaviin kohtiin:

• Mistä asioista viestitään? Nämä voivat olla mm. uusia tai muuttuneita tietoturvatavoitteita.
• Miten ja milloin viestitään? Mitä kanavia pitkin ja kuinka usein.
• Kenelle viestitään? Miten useasti tietoturvan avainhenkilöille, miten usein koko organisaatiolle tai kumppaneille.
• Kuka osallistuu? Kenellä on oikeus viestiä ja keneltä viesteille pitää esimerkiksi saada hyväksyntä.

Tehtävän omistaja huolehtii suunnitelman toteuttamisen ja sen tehokkuuden säännöllisen arvioinnin.