Häiriöiden ilmoittamiseen ylläpidetään prosessia, joka auttaa henkilöstöä ilmoittamaan häiriöistä tehokkaasti ja johdonmukaisesti.

Häiriönä ilmoitettavia asioita ovat mm.:

• luvaton pääsy tietoihin / tiloihin
• tietoturvaohjeiden vastainen toiminta
• epäilty tietoturvaongelma (esim. tietojenkalastelu, haittaohjelmatartunta)
• tietojärjestelmän käyttökatko
• tietojen tuhoutuminen / muuttuminen vahingossa tai tahallaan
• kadonnut tai varastettu laite
• vaarantunut salasana
• kadonnut fyysinen tunniste (esim. avaimenperä, älykortti, älytarra)
• epäilty tietoturvaheikkous (esim. käytetyssä tietojärjestelmässä tai muissa toimintatavoissa)

Henkilöstön ohjeissa korostetaan velvollisuutta raportoida tietoturvahäiriöistä mahdollisimman pian sovitun prosessin mukaisesti. Ohjeistus kuvaa myös muun toiminnan häiriön tapauksessa (mm. virheilmoitusten ja muiden yksityiskohtien kirjaaminen ylös).

The organisation should established and maintain a documented incident reporting process that enables timely communication of significant service disruptions to the Provincial Government. The process should ensure critical operators report any incident that causes or may cause a significant disruption to essential services. Reports should be provided without undue delay or within twenty-four hours of becoming aware of the incident unless operationally impossible. The process must also ensure a detailed follow-up report is submitted within one month where further information is applicable.

The process must incorporate assessment criteria for determining whether an incident is significant. It should include the number and proportion of affected users, the duration of the disruption and the geographical area impacted. The reporting workflow must ensure each report contains all information necessary for the Provincial Government to understand the incident’s nature, cause, consequences and any potential cross-border effects.

Organisaatio noudattaa dokumentointikäytäntöjä kunkin häiriöiden tutkinta- ja reagointiprosessin osalta:

• Edellytetään, että jokainen tapahtumiin vastannut tai niitä tutkinut henkilö, mukaan lukien järjestelmän ylläpitäjät ja tietoturvahenkilöstö, kirjaa toimintansa prosessin aikana. Varmistetaan, että nämä tallenteet ovat muuttumattomia, jotta niiden eheys säilyy myöhempää analysointia ja tarkastuksia varten.
• Määritetään vaaratilanteen johtajalle vastuu vaaratilanteen yksityiskohtaisesta dokumentoinnista, johon kirjataan kaikki toimet, havainnot ja päätökset, jotka on tehty koko vaaratilanteen selvitysprosessin aikana.
• Varmistetaan, että häiriötilanteiden käsittelystä vastaavat ovat vastuussa kaikkien asiakirjojen eheyden säilyttämisestä ja raportoitavien tietojen lähteiden säilyttämisestä, jotta estetään tietojen väärentäminen tai häviäminen.

Organisaatioiden tulee suorittaa häiriöiden luokittelu ja vaikutustenarviointi seuraavien kriteerien perusteella:

• Asianomaisten osapuolten (asiakkaat, muut organisaatiot) lukumäärä ja mahdollisuuksien mukaan niiden tapahtumien määrä, joihin vaikutus vaikuttaa.
• Mainevaikutus
• Häiriön kesto
• Vaikutusten maantieteellinen leviäminen
• Mahdollisia tietojen menetyksiä suhteessa CIA-arvoihin
• Vaikutuksen kohteena olevien palveluiden kriittisyys
• Taloudellinen vaikutus