The organization needs a clear process for managing and making use of information received from CSIRTs or competent authorities. This helps ensure that external intelligence and guidance are effectively integrated into the organization’s security and incident management activities.

• Define how information received from CSIRTs or competent authorities, such as alerts, advisories or mitigation guidance, is received and recorded.
• Assign responsibility for reviewing and assessing the relevance and urgency of received information.
• Determine how relevant information is shared internally with appropriate teams, such as security, operations, risk management or management.
• Incorporate applicable guidance into incident response actions, vulnerability management, risk assessments or preventive measures where appropriate.
• Track actions taken based on received information so that follow-up and effectiveness can be reviewed.

This process ensures that external security intelligence is not only received but actively used to strengthen the organization’s ability to prevent, detect and respond to security incidents.

Organisaation olisi otettava toimittajat ja muut asiaankuuluvat kolmannet osapuolet mukaan häiriöiden hallintaprosessiin ja -suunnitteluun esimerkiksi seuraavin keinoin:

• Määritellään ja otetaan käyttöön säännöt, roolit ja protokollat, jotka koskevat häiriötilanteisiin reagoimista ja niistä toipumista koskevien toimien raportointia organisaation ja sen toimittajien välillä.
• Kriittisten toimittajien ottaminen mukaan säännöllisiin häiriötilanteiden torjuntaharjoituksiin ja simulaatioihin.
• Luodaan ja koordinoidaan kriisiviestintämenetelmät ja -käytännöt organisaation ja sen kriittisten toimittajien välille.
• Järjestetään kriittisten toimittajien kanssa yhteisiä oppimistilaisuuksia vaaratilanteiden jälkeen, jotta voidaan parantaa yhteisiä reagointivalmiuksia ja tarkentaa prosesseja tulevia vaaratilanteita varten.

Organisaatiolla tulee olla selkeät viestintäkanavat tapahtumien raportointia varten:

• Perustetaan ja ylläpidetään asianmukaisia viestintäkanavia turvallisuustapahtumista raportoiville henkilöille ja varmistetaan, että:
• Tapahtumista ilmoittamista varten on määritetty yhteinen yhteyspiste, josta tiedotus tapahtuu kaikille asianomaisille osapuolille.
• Käytettävissä on erilaisia raportointikanavia tapahtumien vakavuuden mukaan, mukaan lukien reaaliaikaiset viestintävaihtoehdot merkittävissä hätätilanteissa ja asynkroniset menetelmät (esim. liput, sähköposti) vähemmän kiireellisissä asioissa.

Organisaation olisi myös harkittava mahdollisuutta ulkoiseen raportointiin. Tämä voi tarkoittaa, että organisaatiolla on järjestelmä, jolla voidaan käsitellä ulkoisten osapuolten raportteja turvallisuustapahtumista, mukaan lukien:

• Ulkoisesti saatavilla oleva ja hyvin kommunikoitu menetelmä tietoturvatapahtumien raportointia varten.
• Määritellyt menettelyt ulkoisista lähteistä tuleviin tietoturvatapahtumaraportteihin vastaamista ja niiden käsittelyä varten.

Organisaation olisi myös varmistettava, että häiriötilanteiden raportointimekanismit ja -tiedot ovat helposti kaikkien asianomaisten raportoijien saatavilla, ja otettava käyttöön palautemenettely, jolla turvatapahtumista raportoiville annetaan nopeita vastauksia ja päivityksiä ja jolla varmistetaan, että heille tiedotetaan tuloksista ja tarvittavista jatkotoimista.

Teemakohtaiset politiikkadokumentit voivat auttaa eri osa-alueisiin liittyvien tehtävien, ohjeistusten sekä muun dokumentaation viestintää ja katselmointia sekä mahdollisten ylätason periaatteiden liittämistä näihin tarkempaa toteutusta kuvaaviin hallintajärjestelmän sisältöihin.

Organisaation on määriteltävä, mitä teemakohtaisia politiikkadokumentteja ylläpidetään sekä tarvittaessa katselmoidaan kokonaisuuksina halutuin väliajoin. Esimerkkejä teemoista, joille omaa politiikkadokumenttia voidaan haluta ylläpidää, ovat mm.:

• pääsynhallinta
• fyysinen turvallisuus
• suojattavan omaisuuden hallinta
• varmuuskopiointi
• salauskäytännöt
• tietojen luokittelu
• teknisten haavoittuvuuksien hallinta
• turvallinen kehittäminen

Organisaation tulee luoda kattava kriisinhallintajärjestelmä ja ylläpidettävä sitä. Tähän kuuluu menetelmien käyttöönotto mahdollisten kriisitilanteiden havaitsemiseksi tunnistamalla yleiset indikaattorit ja erityiset ennakoitavat kriisit sekä selkeät menettelyt kriisinhallinnan käynnistämiseksi ja eskaloimiseksi tarvittaessa. On määriteltävä strategiset tavoitteet ja painopisteet, joissa keskitytään esimerkiksi eettisiin näkökohtiin:

• ihmishenkien ja terveyden suojelu
• keskeisimpien liiketoimintaprosessien turvaaminen
• asianmukaisen tietoturvan varmistaminen

kriisinhallintaryhmän muodostus, johon kuuluu edustajia kaikista tärkeimmistä organisaation toiminnoista ja jossa on määritellyt rakenteet, roolit, toimivaltuudet, odotukset, valtuudet ja päätöksentekomenettelyt.

On kehitettävä ja hyväksyttävä kriisinhallintapolitiikat ja -menettelyt, jotka kattavat poikkeukselliset valtuudet ja päätöksentekoprosessit, viestintämenetelmät, hätätilanteiden toimintamenettelyt sekä raportoinnin, tiedonkeruun ja päätöksenteon organisaatiorakenteet.

Koko kriisinhallintasuunnitelmaa olisi tarkistettava ja päivitettävä säännöllisesti, jotta varmistetaan sen jatkuva tehokkuus ja asianmukaisuus.