Organisaatio ottaa käyttöön keskitetyn lokienhallintajärjestelmän, jonka tarkoituksena on

• koota ja säilyttää lokit vähintään 90 päivän ajan.
• ottaa käyttöön virallisen lokien säilyttämiskäytännön, josta tiedotetaan kaikille osastoille.
• automatisoi lokien arkistoinnin säilytysajan jälkeen.
• tekee säännöllisiä sääntöjenmukaisuustarkastuksia varmistaakseen, että käytäntöä noudatetaan.

Organisaatio on kehittänyt yksityiskohtaisen tarkastuslokien hallintaprosessin, jossa määritellään lokivaatimukset, keruu-, tarkastelu- ja säilytysmenettelyt.

Organisaatio varmistaa standardien noudattamisen, tekee vuosittaisia tarkistuksia ja päivityksiä sekä valvoo jatkuvasti näiden prosessien noudattamista ja ongelmien ratkaisemista.

Lokeja pyritään suojaamaan luvattomilta tietojen muutoksilta sekä toimintahäiriöiltä, joita ovat mm.:

• tallennettavien sanomatyyppien muutokset
• lokin tietojen muokkaaminen tai poistaminen
• lokin säilytyskapasiteetin ylittäminen, josta voi seurata tapahtumien ylikirjoittaminen tai jääminen kirjaamatta

Säilytyksen rajoittaminen on yksi henkilötietojen käsittelyn periaatteista. Mikäli tietoaineiston säilytysajasta ei ole säädetty laissa, säilytysaikoja määritettäessä tulee huomioida esimerkiksi:

• tietoaineiston alkuperäisen käyttötarkoituksen mukainen tarpeellisuus
• luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön etujen, oikeuksien, velvollisuuksien ja oikeusturvan toteuttaminen ja todentaminen
• sopimuksen tai muun yksityisoikeudellisen oikeustoimen oikeusvaikutus
• vahingonkorvausoikeudelliset vanhentumisajat
• rikosoikeudelliset vanhentumisajat

Kuvaa oma prosessinne säilytysaikojen oikeellisuuden arvioimiseen.