Organisaation olisi laadittava säännöt siitä, kuinka kauan terveystietoja ja niihin liittyviä käyttöprotokollia säilytetään. Säilytysajan olisi perustuttava siihen, mikä on tarpeen tarjotun terveydenhuollon kannalta. Tämän ajanjakson jälkeen tiedot olisi poistettava, ellei muu lainsäädäntö, kuten arkistolaki tai terveysarkistolaki, edellytä niiden säilyttämistä.

Organisaation on laadittava ja ylläpidettävä dokumentoitua menettelyä henkilötietojen turvallista hävittämistä varten. Menettelyllä on varmistettava, että tiedot poistetaan nopeasti ja turvallisesti, kun:

• Niitä ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty, mukaan lukien terveystiedot, joita tarvitaan vain niin kauan kuin ne ovat merkityksellisiä annettavan hoidon kannalta.
• Käsittelyn jatkaminen olisi lainvastaista tai muutoin sääntöjen vastaista.
• Henkilö käyttää oikeuttaan tietojen poistamiseen tai peruuttaa suostumuksensa, eikä mikään muu laillinen peruste oikeuta käsittelyn jatkamista.
• Käyttölokit, joista käy ilmi, kuka on käyttänyt tai saanut tietoja, eivät ole enää tarpeen toiminnallisiin tai vastuullisiin tarkoituksiin.

Menettelyllä on varmistettava, että tiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei ole enää perusteltua, paitsi jos niiden säilyttämisen jatkaminen on lakisääteistä. Menettelyssä on myös määriteltävä vastuualueet, hyväksytyt poistomenetelmät ja dokumentaatio, jota tarvitaan asianmukaisen täytäntöönpanon ja noudattamisen osoittamiseksi.

Organisaatio toteuttaa roolipohjaista pääsynhallintaa, jossa on ennakkoon määritetty eri suojattavalle omaisuudelle pääsyoikeusroolit, jotka oikeuttavat pääsyn. Roolien tiukkuuden tulisi heijastaa omaisuuteen liittyviä tietoturvariskejä.

Määrittelyn tueksi pitää harkita seuraavia asioita:

• kuinka laajoihin tietoihin kukin käyttäjä tarvitsee pääsyn
• kuinka laajasti käyttäjän tulee pystyä muokkaamaan tietoja (luku-, kirjoitus-, poisto-, tulostamis-, suorittamisoikeus)
• onko muilla sovelluksilla pääsyä tietoihin
• voidaanko tietoja eriyttää omaisuuden sisällä niin, että arkaluonteiset tiedot paljastuvat vähemmän

Säilytyksen rajoittaminen on yksi henkilötietojen käsittelyn periaatteista. Mikäli tietoaineiston säilytysajasta ei ole säädetty laissa, säilytysaikoja määritettäessä tulee huomioida esimerkiksi:

• tietoaineiston alkuperäisen käyttötarkoituksen mukainen tarpeellisuus
• luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön etujen, oikeuksien, velvollisuuksien ja oikeusturvan toteuttaminen ja todentaminen
• sopimuksen tai muun yksityisoikeudellisen oikeustoimen oikeusvaikutus
• vahingonkorvausoikeudelliset vanhentumisajat
• rikosoikeudelliset vanhentumisajat

Kuvaa oma prosessinne säilytysaikojen oikeellisuuden arvioimiseen.