Kaikkien tietojen käsittelyyn suorasti tai välillisesti osallistuvien kumppanien kanssa laaditaan toimittajasopimus. Tavoitteena on varmistaa, että organisaation ja toimittajan välillä ei ole väärinymmärryksiä osapuolten velvoitteista tietoturvavaatimusten täyttämisessä.

Organisaatio sisällyttää toimittajasopimukseen tarvittaessa seuraavat asiat:

• toimittajan käyttämät tiedot (ja tiedon mahdollinen luokitus) sekä tietoihin pääsyn saava henkilöstö
• tiedon hyväksyttävän käytön säännöt
• tietoja käsittelevän henkilöstön salassapitovelvollisuus
• työnjako viranomaisvaatimusten täyttämisessä
• sopimusosapuolten hallintatehtävät tietoturvaan liittyen (esim. pääsynhallinta, valvonta)
• häiriöiden ilmoittaminen ja korjaaminen
• vaatimukset toimittajan alihankkijoiden käytölle
• lupa auditoida sopimukseen liittyvät toimittajan prosessit ja hallintakeinot (ja puutteiden korjaaminen)
• sitoutuminen tietojen palauttamiseen tai tuhoamiseen sopimuksen päättyessä
• toimittajan vastuu noudattaa organisaation tietoturvakäytäntöjä

Toimittajasopimuksiin on sisällytettävä suorille toimittajille ja palveluntarjoajille suunnattuja vaatimuksia organisaation valmiuden, fyysisen turvallisuuden ja kyberturvallisuuden varmistamiseksi. Tavoitteena on varmistaa, että toimittajat ryhtyvät asianmukaisiin toimenpiteisiin riskien hallitsemiseksi ja toimitusvarmuuteen sekä yrityksen verkko- ja tietojärjestelmiin vaikuttavien vaaratilanteiden käsittelemiseksi.

Organisaation tulisi sisällyttää toimittajasopimukseen tarpeen mukaan:

• menettelyt, jotka koskevat turvallista etäkäyttöä toimituskriittisiin verkkoihin ja järjestelmiin.
• vaatimukset merkittävien tietoturvaloukkausten hallinnasta ja raportoinnista
• tarvittaessa osallistuminen yrityksen valmiusharjoituksiin.
• merkittävien palvelujen alihankkijoiden hyväksyntä ja valvonta.
• välttämättömien ja luottamuksellisten tietojen omistusoikeuden säilyttäminen yrityksellä.
• toimittajan velvollisuus osoittaa näiden vaatimusten noudattaminen.

Organisaation olisi säännöllisesti tarkistettava vastapuolten kanssa tehdyt turvasuojaussopimukset varmistaakseen, että ne pysyvät riittävinä muuttuneiden olosuhteiden, kuten uusien uhkien, teknologisen kehityksen tai sääntelyn muutosten, valossa.

Jos vastapuoli ei noudata turvasuojasopimusta, organisaation on ryhdyttävä asianmukaisiin toimenpiteisiin varmistaakseen, että sen omat turvasuojavaatimukset täyttyvät edelleen. Näihin toimenpiteisiin voi kuulua korvaavien valvontatoimien toteuttaminen, asian eskalointi tai kumppanuuden uudelleenarviointi.

Kaikkien suoraan tai välillisesti tietojen käsittelyyn osallistuvien kumppaneiden kanssa laaditaan toimittajasopimus. Tavoitteena on varmistaa, että organisaation ja toimittajan välillä ei ole väärinkäsityksiä osapuolten velvollisuuksista turvallisuusvaatimusten noudattamisen suhteen.

Organisaation on sisällytettävä toimittajasopimukseen tarvittaessa:

• täsmennetään osapuolten lakisääteiset velvollisuudet ja vastuut.
• toimittajan käsittelemien hankintojen tai tietojen luokittelu.
• osapuolten vastuut viranomaisvaatimusten täyttämisessä
• alihankkijoiden käyttöä koskevat vaatimukset
• sallitaan sopimukseen liittyvien toimittajan prosessien ja valvonnan auditointi (ja sitoudutaan korjaamaan vaatimustenvastaisuudet)
• toimittajan vastuu ja keinot noudattaa organisaation turvallisuusohjeita
• toimittajan vastuu lakisääteisten vaatimusten täyttämisestä aiheutuvista kustannuksista, ellei sopimuksessa toisin määrätä.

Nimetty vastuuhenkilö seuraa toimittajan toimintaa ja palveluita aktiivisesti, jotta varmistetaan sopimusten tietoturvaehtojen noudattaminen ja tietoturvahäiriöiden asianmukainen hallinta.

Seurantaan sisältyvät seuraavat asiat:

• luvatun palvelutason tarkkailu
• toimittajan raporttien katselmointi ja seurantapalaverien järjestäminen
• riippumattomien auditointien säännöllinen järjestäminen
• auditoinneissa tunnistettujen ongelmien seuranta
• tietoturvahäiriöiden tarkempi selvittäminen ja niihin liittyvän dokumentaation katselmointi
• toimittajan tulevaisuuteen liittyvien suunnitelmien läpikäynti (palvelutason ylläpitämiseen liittyen)

Käsittelysopimuksella sidotaan henkilötietoja käsittelevän kumppaniin tekemisiä. Etenkin tärkeiden kumppanien kanssa käsittelysopimuksen sisältöä on syytä analysoida tarkemmin, josta dokumentoidaan oma arvioinsa. Tärkeät kumppanit voivat olla meihin nähden joko henkilötietojen käsittelijöitä tai rekisterinpitäjiä.

Meille voi olla tärkeää esimerkiksi vastuuttaa tärkeää kumppania huolehtimaan salassapitovelvollisuuden varmistamisesta henkilöstölleen sekä rajoittaa toisten henkilötietojen käsittelijöiden (alihankinnan) käyttöä tietoihimme liittyen.