Organisaation olisi laadittava ja dokumentoitava prosessi potilastietojen säilyttämistä varten. Prosessissa olisi määriteltävä, milloin kirjaus olisi laadittava, kuka on vastuussa kirjausten tekemisestä ja miten kirjausta ylläpidetään koko potilaan hoidon ajan. Näin varmistetaan, että jokaisesta potilaasta pidetään täydellinen ja yksilöllinen kirjaus.

Organisaation olisi luotava selkeä prosessi sen varmistamiseksi, että jokainen hoidon vastaanottaja tunnistetaan yksiselitteisesti sen järjestelmissä. Tähän prosessiin olisi sisällyttävä menetelmä, jolla havaitaan ja yhdistetään säännöllisesti päällekkäiset tietueet potilastietojen eheyden ja tarkkuuden säilyttämiseksi.

Organisaation olisi määriteltävä yhdenmukainen tiedonkeruuprosessi kaikilla osastoilla ja kaikissa järjestelmissä ja otettava se käyttöön, ja siinä olisi määriteltävä tietty joukko demografisia tunnisteita (esim. täydellinen virallinen nimi, syntymäaika, kansallinen tunniste). Valtuutetulle henkilöstölle olisi luotava virallinen, dokumentoitu prosessi, jonka avulla se voi tarkistaa mahdolliset päällekkäisyydet, vahvistaa potilaan henkilöllisyyden ja yhdistää tiedot turvallisesti yhdeksi kattavaksi tiedostoksi.

Olisi otettava käyttöön keskitetty tietokantatekniikka, joka toimii potilaan henkilöllisyyden arvovaltaisena lähteenä ja yhdistää kaikki potilastiedot eri järjestelmistä. Organisaation olisi suoritettava ennakoivasti koko järjestelmän laajuisia tarkistuksia ja analyysejä mahdollisten päällekkäisyyksien, pirstaleisten tietueiden ja muiden identiteettiin liittyvien tietovirheiden tunnistamiseksi ja korjaamiseksi.