Henkilö, joka kirjaa potilastietoja, on suoraan vastuussa tietojen oikeellisuudesta, asianmukaisuudesta ja asianmukaisuudesta. Tämä vastuu on kirjauksen tekijällä, ei ainoastaan organisaatiolla.

Jokaisen potilasrekisteriin tietoja kirjaavan henkilön on varmistettava, että:

• kirjatut tiedot ovat tarkkoja ja hoitosuhteen kannalta olennaisia
• merkinnät tehdään ja allekirjoitetaan omalla henkilöllisyydellä
• niitä ei tehdä muiden puolesta ilman lupaa.
• hän pystyy tarvittaessa antamaan selvityksen tekemistään merkinnöistä.

Organisaation olisi myös määriteltävä erityiset olosuhteet, joissa potilaspäiväkirjamerkintä voidaan jättää allekirjoittamatta. Tähän sisältyy niiden tilanteiden selventäminen, joissa allekirjoittamista ei pidetä tarpeellisena. Käytössä on oltava menettely, jolla dokumentoidaan puuttuvan allekirjoituksen syy ja varmistetaan, että merkinnän eheys ja vastuullisuus säilyvät.