Henkilötietojen käsittely on lainmukaista ainoastaan, mikäli jokin tietosuoja-asetuksen määrittämistä oikeusperusteista toteutuu. Organisaation on pystyttävä viestimään käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste rekisteröidylle sekä tarvittaessa valvontaviranomaiselle.

Dokumentaation on sisällettävä vähintään:

• käsittelyn oikeusperuste sekä tarvittavat lisätiedot
• tahot, joille käsittelyä on ulkoistettu
• liittyvät tietoaineistot

The organization must ensure that consent for processing personal data is obtained in a valid, informed, and verifiable manner. Consent should be given voluntarily, with a clear explanation of the processing purpose before it is collected, and must only be obtained from individuals with full legal capacity.

Each processing purpose requires separate consent, and the organization must maintain accurate records showing when, how, and for what purpose consent was provided.

Explicit consent must be obtained when processing sensitive or credit-related data, or when using automated decision-making that produces legal or significant effects on individuals.

Organisaation on säännöllisesti katselmoitava läpi tapansa suostumusten keräämiseen rekisteröidyiltä, jotta varmistetaan suostumuksen olevan yksiselitteinen ja täsmällinen.

Mikäli organisaatiomme toteuttaa henkilötietojen käsittelyä, jossa oikeusperusteena on rekisteröidyltä saatu suostumus, meidän on varmistettava suostumuksen edellytysten täyttyminen. Lainmukaisen suostumuksen edellytyksiä ovat:

• Rekisterinpitäjän on pystyttävä osoittamaan, että rekisteröity on antanut suostumuksen henkilötietojensa käsittelyyn
• Suostumuksen antamista koskeva pyyntö on esitettävä selvästi erillään muista asioista helposti ymmärrettävässä muodossa
• Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ja on saanut ohjeet tämän tekemiseen ennen suostumuksen antamista
• Suostumuksen peruuttamisen on oltava yhtä helppoa kuin sen antaminen

Tietosuojavastaava voi olla vastuussa suostumuksen edellytysten arvioinnista. Tärkeää on myös huomioida muuten, soveltuuko suostumus yleensäkin käsittelyn oikeusperusteeksi.

Organisaatio on määritellyt tavat, joilla rekisteröidyn ymmärrys hänen antamansa suostumuksen vaikutuksista varmistetaan.

Rekisteröidylle kommunikoidaan selvästi vähintään seuraavat näkökulmat:

• Mitä vaikutuksia hänen antamallaan suostumuksella on?
• Mitä vaikutuksia on suostumuksesta kieltäytymisellä tai sen myöhemmällä perumisella?