Kaikkien tietojen käsittelyyn suorasti tai välillisesti osallistuvien kumppanien kanssa laaditaan toimittajasopimus. Tavoitteena on varmistaa, että organisaation ja toimittajan välillä ei ole väärinymmärryksiä osapuolten velvoitteista tietoturvavaatimusten täyttämisessä.

Organisaatio sisällyttää toimittajasopimukseen tarvittaessa seuraavat asiat:

• toimittajan käyttämät tiedot (ja tiedon mahdollinen luokitus) sekä tietoihin pääsyn saava henkilöstö
• tiedon hyväksyttävän käytön säännöt
• tietoja käsittelevän henkilöstön salassapitovelvollisuus
• työnjako viranomaisvaatimusten täyttämisessä
• sopimusosapuolten hallintatehtävät tietoturvaan liittyen (esim. pääsynhallinta, valvonta)
• häiriöiden ilmoittaminen ja korjaaminen
• vaatimukset toimittajan alihankkijoiden käytölle
• lupa auditoida sopimukseen liittyvät toimittajan prosessit ja hallintakeinot (ja puutteiden korjaaminen)
• sitoutuminen tietojen palauttamiseen tai tuhoamiseen sopimuksen päättyessä
• toimittajan vastuu noudattaa organisaation tietoturvakäytäntöjä

Ennen henkilötietojen siirtämistä tai luovuttamista valtion ulkopuolelle organisaation on suoritettava ja dokumentoitava riskinarviointi laillisen ja turvallisen käsittelyn varmistamiseksi, erityisesti silloin, kun siirto koskee arkaluonteisia tai laajamittaisia tietoja tai kun se tapahtuu lainsäädännön nojalla.

Arvioinnin on oltava:

• Määriteltävä siirron tarkoitus ja oikeusperusta.
• Kuvata sen laajuus ja sovelletut suojatoimet.
• Arvioida rekisteröidyille mahdollisesti aiheutuvat riskit tai haitat.
• varmistettava, että siirretään vain välttämättömät vähimmäistiedot.
• Vahvistettava, että suojatoimilla säilytetään vaadittu yksityisyyden suojan ja tietosuojan taso.

Organisaation on myös varmistettava, että siirrot eivät heikennä:

• rekisteröityjen oikeuksia, mukaan lukien suostumuksen peruuttaminen.
• sen kykyä raportoida tietoturvaloukkauksista, tuhota tietoja tai valvoa turvatoimia.

Siirrot on keskeytettävä välittömästi, jos ne aiheuttavat suuria yksityisyyden suojaan liittyviä riskejä, vaarantavat kansallisen turvallisuuden tai elintärkeät edut tai jos suojatoimet menettävät merkityksensä. Keskeytetyt siirrot on arvioitava uudelleen ennen niiden jatkamista tai tulevia siirtoja.

Organisaation olisi dokumentoitava oikeusperusta ja erityiset lailliset tarkoitukset kaikille palveluissaan käsiteltäville henkilötiedoille. Asiakirjoista olisi käytävä selvästi ilmi sekä tietojen keräämisen että myöhempien henkilötietojen siirtojen laillisuus, ja niissä olisi varmistettava, että ne ovat sovellettavien tietosuojasäännösten mukaisia. Asiakirjojen olisi katettava kaikki olennaiset henkilötietojen osat ja virrat palvelussa.

Organisaatio on tunnistanut mahdolliset lainkäyttöalueiden väliset henkilötietojen siirrot.

Henkilötietojen siirroille lainkäyttöalueiden välillä on tunnistetut ja dokumentoidut oikeusperusteet.

Organisaation tulisi tallentaa henkilötietojen siirrot kolmanislle osapuolille ja kolmansilta osapuolilta. Organisaation olisi myös varmistettava asiaan kuuluvien tahojen yhteistyö myös tulevaisuudessa rekisteröityihin liittyvien velvotteita koskevien pyyntöjen toteuttamisen mahdollistamiseksi.

Siirtoja koskevissa tallenteissa on huomioitava tietojen minimoinnin periaate ja säilytettävä vain varsinaisesti tarvittu tieto.

Vaikutustenarvioinnin tarkoituksena on auttaa tunnistamaan, arvioimaan ja hallitsemaan henkilötietojen käsittelyyn sisältyviä riskejä. Vaikutustenarviointi on tehtävä, kun henkilötietojen käsittely todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin ihmisten oikeuksille ja vapauksille. Riskiä nostavat esimerkiksi uuden teknologian käyttö, arkaluontoisten henkilötietojen käsittely, henkilökohtaisiin ominaisuuksiin kohdistuva automatisointi tai käsittelyn laajamittaisuus yleisesti.

Tietosuojan vastuuhenkilöt arvioivat säännöllisesti organisaation henkilötietojen käsittelyä, erityisesti esimerkiksi tietovarantojen ja niihin liittyviä käyttötarkoituksia sekä käytettyjä tietojärjestelmiä, määritelläkseen vaikutustenarviointien tarpeellisuuden. Tietosuojan vastuuhenkilöt myös vastaavat vaikutustenarviointien toteuttamisesta ja dokumentoinnista.