Organisaation on laadittava ja ylläpidettävä dokumentoitua menettelyä pseudonymisoinnin ja muiden yksityisyyden suojaa parantavien tekniikoiden toteuttamiseksi henkilötietoja käsiteltäessä. Näillä toimenpiteillä pyritään minimoimaan yksilöiden tunnistamisen riski tietojen käsittelyn, jakamisen tai luovuttamisen aikana.

Menettelyn olisi sisällettävä seuraavat keskeiset vaatimukset:

• Korvaa, peitä tai poista tunnisteet ja tietoelementit, jotka voisivat paljastaa yksilön henkilöllisyyden.
• Varmistetaan, että uudelleen tunnistaminen on mahdollista vain valtuutetuissa ja valvotuissa olosuhteissa.
• Sovelletaan riskitasoon ja käsittelytoimien luonteeseen sopivia pseudonymisointimenetelmiä.
• Dokumentoidaan ja tarkistetaan säännöllisesti pseudonymisointimenettelyt ja suojatoimet tehokkuuden varmistamiseksi.
• Varmistetaan johdonmukainen soveltaminen kaikissa järjestelmissä ja käsittelytoimissa henkilötietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja turvallisuuden säilyttämiseksi.

Kun henkilötietoja kerätään muista lähteistä kuin henkilöltä itseltään, mukaan lukien julkisesti saatavilla olevat lähteet, organisaation on varmistettava avoimuus, oikeudenmukaisuus ja laillinen käsittely ja luovuttaminen.

• Ilmoitettava rekisteröidylle kohtuullisen ajan kuluessa keräämisestä, mukaan lukien tietoluokat ja tietolähteet.
• Varmistettava, että käsittely tai luovuttaminen palvelee tiettyä laillista tarkoitusta ja rajoittuu vain välttämättömiin vähimmäistietoihin.
• toteutettava asianmukaiset toimenpiteet kaikkien henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojelemiseksi.
• Varmistetaan, että julkisesti saatavilla olevien tietojen luovuttaminen on sovellettavien lakien mukaista eikä riko tietosuojavaatimuksia.
• Ilmoitusta ei vaadita, jos henkilöllä on jo tiedot, jos tietojen luovuttaminen on epäkäytännöllistä tai kohtuutonta tai jos käsittely tapahtuu oikeudellisten, luottamuksellisuutta koskevien tai yleistä etua koskevien velvoitteiden nojalla.

Edellä mainittuja edellytyksiä ei sovelleta, jos rekisteröidyllä on jo tiedot, tietojen luovuttaminen on mahdotonta tai kohtuutonta, tiedot kerätään oikeudellisten tai salassapitovelvoitteiden nojalla tai jos viranomainen käsittelee niitä turvallisuus-, oikeudellisiin tai yleisen edun mukaisiin tarkoituksiin.

Henkilötietojen pseudonymisointi tarkoittaa tietojen käsittelemistä niin, että tietoja ei voida enää suoraan yhdistää tiettyyn rekisteröityyn käyttämättä lisätietoja.