The organization must establish a clear process for managing data protection requests and consents made by legal guardians on behalf of individuals who fully or partially lack legal capacity.

This process must ensure the following:

• Confirm the guardian’s identity and validate their legal authority through appropriate documentation or official proof before processing any request or consent.
• Ensure that all actions taken based on guardian consent do not cause harm or negatively affect the individual’s privacy, rights, or well-being.
• Require guardians to act solely in the best interests of the individual they represent when exercising rights or providing consent.
• Accept and act on guardian consents or requests only when consistent with applicable laws and data protection regulations.
• When the individual attains full legal capacity, enable them to independently exercise their data protection rights and manage or withdraw any previous consent given on their behalf.
• Record and maintain all verifications, consents, and actions to demonstrate compliance and accountability.

Aina kun käsittelemme henkilötietoja, rekisteröidyllä on tiettyjä oikeuksia, mm. saada pääsy tietoihinsa ja tietyissä tilanteissa vastustaa käsittelyä tai saada tietonsa poistetuksi.

Olemme suunnitelleet toimintatavat näitä tilanteita varten, jotka voivat sisältää mm.:

• tavat, joilla rekisteröity voi tietopyyntöjä lähettää
• tavat, joilla tietopyynnön lähettäjän henkilöllisyys tarkistetaan
• henkilöt, jotka auttavat rekisterin yhteyshenkilöä pyynnön käsittelyssä
• tavat, joilla tiedot toimitetaan rekisteröidylle turvallisesti