Organisaation on pidettävä kirjallista, tarkkaa ja ajantasaista kirjanpitoa kaikista henkilötietojen käsittelytoimista. Nämä tiedot on säilytettävä koko käsittelyn ajan ja vähintään viisi vuotta käsittelyn päättymisen jälkeen. Tallenteet on säilytettävä turvallisesti ja järjestettävä siten, että ne ovat nopeasti saatavilla toimivaltaisen viranomaisen pyynnöstä.

Jokaisen tallenteen on sisällettävä vähintään seuraavat tiedot

• Rekisterinpitäjän nimi, yhteystiedot ja tarvittaessa tietosuojavastaavan tiedot.
• Erityiset tarkoitukset, joita varten henkilötietoja käsitellään.
• Kuvaus henkilötietoryhmistä ja rekisteröidyistä.
• Mahdollisuuksien mukaan kullekin tietoluokalle määritellyt säilytysajat.
• Vastaanottajien tai kolmansien osapuolten luokat, joille tietoja luovutetaan.
• Yksityiskohtaiset tiedot kaikista henkilötietojen siirroista valtion ulkopuolelle, mukaan lukien niiden oikeusperusta ja aiotut vastaanottajat.
• Kuvaus henkilötietojen suojaamiseksi toteutetuista organisatorisista, hallinnollisista ja teknisistä toimenpiteistä.

Organisaation on varmistettava, että nämä tiedot pysyvät täsmällisinä, niitä tarkistetaan säännöllisesti ja ne ovat helposti saatavilla tietosuojavaatimusten noudattamisen osoittamiseksi.

Organisaation on laadittava ja pantava täytäntöön selkeä politiikka henkilötietojen seurantaa varten, jotta voidaan varmistaa, että kaikki toimet ovat laillisia ja tarpeellisia. Politiikassa on kuvattava:

• seurannan laillinen tarkoitus
• seurantavälineiden ja -menetelmien tarpeellisuus ja oikeasuhteisuus.
• selkeiden sääntöjen laatiminen, joilla kielletään pääsy tallennettuihin seurantatietoihin tai niiden käyttö muuhun tarkoitukseen kuin alkuperäisen tarkoituksen täyttämiseen.
• teknisen ja hallinnollisen valvonnan toteuttaminen näiden sääntöjen noudattamisen valvomiseksi.
• tallennettujen tietojen enimmäissäilytysaika, joka saa olla enintään viisi vuotta.

Organisaatio on tunnistanut mahdolliset lainkäyttöalueiden väliset henkilötietojen siirrot.

Henkilötietojen siirroille lainkäyttöalueiden välillä on tunnistetut ja dokumentoidut oikeusperusteet.