Organisaation olisi tunnistettava tilanteet, jotka edellyttävät suurempaa avoimuutta, kuten laajamittainen tai jatkuva tietojenkäsittely, seuranta, automatisoitu päätöksenteko tai sellaisten henkilöiden tietojen käsittely, joiden oikeustoimikelpoisuus on rajoitettu. Näissä tapauksissa yksilöille on tiedotettava selkeästi siitä, miten heidän henkilötietojaan ja arkaluonteisia tietojaan kerätään, mitä suojatoimenpiteitä sovelletaan ja käytetäänkö automatisoituja järjestelmiä heitä koskeviin päätöksiin. Näiden selitysten olisi oltava tiiviitä, selkeitä ja helposti ymmärrettäviä, jotta varmistetaan, että he ovat täysin tietoisia siitä, miten heidän tietojaan käytetään ja suojataan.

Organisaation on luotava selkeä ja johdonmukainen prosessi, jolla yksilöille tiedotetaan siitä, miten heidän henkilötietojaan kerätään ja käytetään. Ennen tietojen keräämistä tai keruun yhteydessä yksilöille olisi ilmoitettava kaikki olennaiset tiedot, rekisterinpitäjän tiedot, käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta, kuinka kauan tietoja säilytetään ja miten he voivat käyttää tai peruuttaa suostumuksensa käsittelyyn. Organisaation on myös selvitettävä, onko tietojen antaminen vapaaehtoista vai pakollista.

Menettelyssä on myös täsmennettävä, miten yksilöille tiedotetaan heidän mahdollisuudestaan peruuttaa suostumus ja sen seurauksista. Tapauksissa, joissa rekisteröidyllä on jo kyseiset tiedot tai tietojen luovuttaminen rikkoisi oikeudellisia rajoituksia, organisaatio voi perustellusti kieltäytyä ilmoittamasta niistä, mutta pitää kirjaa tästä päätöksestä vastuuvelvollisuutta varten.

Tietovarannon tiedot ovat lähtökohtaisesti vain kyseisen rekisterinpitäjän käytössä ja samalla vastuulla. Mikäli luovutat tietoja eteenpäin toiselle organisaatiolle muuta käyttöä varten, siitä on informoitava selkeästi ja kerrottava mm. luovutuksen vastaanottaja sekä peruste.