Organisaation on ylläpidettävä listaa sen hallinnoimiin tietovarantoihin sisältyvistä tietoaineistoista.

Dokumentaation on sisällettävä vähintään seuraavat tiedot:

• Aineiston käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät ja muut keinot
• Keskeiset tietoryhmät aineistossa (ja sisältääkö henkilötietoja)
• Tietojen säilytysaika (käsitellään tarkemmin erillisessä tehtävässä)
• Tarvittaessa tieto aineistojen arkistoinnista / hävittämisestä (käsitellään tarkemmin erillisessä tehtävässä)

Organisaation on ylläpidettävä selkeää prosessia henkilötietojen oikeellisuuden tarkistamiseksi ja varmistamiseksi.

• Varmistetaan, että henkilötiedot korjataan, jos ne ovat epätarkkoja, täydennetään, jos ne ovat puutteellisia, ja päivitetään, jos ne ovat vanhentuneita.
• Keskeytä käsittely, jos epätarkat tai epätäydelliset tiedot voivat aiheuttaa haittaa rekisteröidylle, kunnes tarkistus ja korjaus on saatu päätökseen.
• Laaditaan sisäisiä menettelyjä, joissa määritellään vastuut, annetaan rekisteröidyille mahdollisuus pyytää korjauksia ja joihin sisältyy säännöllisiä tarkistuksia tarkkuuden ja ajantasaisuuden ylläpitämiseksi.
• Jos todentaminen edellyttää todisteita, organisaatio voi pyytää rekisteröidyltä tarvittavia tositteita tai todisteita. Tällaista materiaalia on käytettävä ainoastaan todentamistarkoituksiin, ja se on hävitettävä turvallisesti, kun prosessi on saatu päätökseen.
• Ilmoita kaikille kolmansille osapuolille tai rekisteröidyille, jotka ovat aiemmin saaneet epätarkkoja tietoja, jotta ne voivat päivittää tietonsa vastaavasti.