Organisaation on otettava käyttöön ja ylläpidettävä kattava kirjausjärjestelmä, joka kattaa kaiken sähköisen pääsyn potilastietoihin. Järjestelmän on kirjattava kaikki suorat ja sähköiset käyttöoikeudet ja annettava potilaille pyydettäessä yksityiskohtaiset tiedot.

Kirjauksen on sisällettävä vähintään seuraavat tiedot

• Kuka on käyttänyt tietoja (esim. nimi, tehtävänimike).
• Milloin tietoja käytettiin (päivämäärä ja kellonaika).
• Mistä pääsy tapahtui (esim. sijainti, laitteen tunnus).
• Tarkoitus, jota varten tietoja käytettiin (esim. potilaan hoito, laskutus, tutkimus).

Näin varmistetaan, että potilaat voivat käyttää oikeuttaan saada tietoa siitä, kenellä on ollut pääsy heidän terveystietoihinsa.

Aina kun käsittelemme henkilötietoja, rekisteröidyllä on tiettyjä oikeuksia, mm. saada pääsy tietoihinsa ja tietyissä tilanteissa vastustaa käsittelyä tai saada tietonsa poistetuksi.

Olemme suunnitelleet toimintatavat näitä tilanteita varten, jotka voivat sisältää mm.:

• tavat, joilla rekisteröity voi tietopyyntöjä lähettää
• tavat, joilla tietopyynnön lähettäjän henkilöllisyys tarkistetaan
• henkilöt, jotka auttavat rekisterin yhteyshenkilöä pyynnön käsittelyssä
• tavat, joilla tiedot toimitetaan rekisteröidylle turvallisesti