Järjestelmälokien kehityksen tulee pysyä järjestemän kehityksen mukana ja mahdollistaa esim. tarvittava häriötilanteiden selvitys. Kuvaamme tietojärjestelmälistauksen yhteydessä, minkä järjestelmien suhteen vastuu lokituksen toteutuksesta on itsellämme. Näiden järjestelmien suhteen dokumentoimme:

• mitä tietoja lokiin tallentuu
• kuinka pitkään lokin tiedot säilytetään

Organisaation on säilytettävä selkeä dokumentaatio kaikista terveystietojen käsittelyn vaiheista keräämisestä poistamiseen. Kussakin vaiheessa on yksilöitävä vastuuhenkilö tai -tehtävä vastuuvelvollisuuden ja jäljitettävyyden varmistamiseksi.

Rekisterit on pidettävä ajan tasalla ja asiaankuuluvien viranomaisten saatavilla sovellettavien terveystietoja koskevien säännösten mukaisesti.

Organisaatio määrittelee prosessit ja keinot, joilla varmistetaan käytössä olevien tietojen luottamuksellisuus, eheys ja saatavuus. Näihin prosesseihin voivat kuulua esimerkiksi

• Luottamuksellisten tietojen poistaminen prosessoreista, muistista ja välimuistista välittömästi sen jälkeen, kun niitä ei enää tarvita, altistumisriskien minimoimiseksi.
• Sen varmistaminen, että käytössä olevat tiedot eristetään ja suojataan muiden käyttäjien tai samalla alustalla olevien prosessien luvattomalta käytöltä.
• Laitteistopohjaisten suojausten (esim. luotettavien suoritusympäristöjen tai turvallisten erillisalueiden) soveltaminen, jotta estetään arkaluonteisten tietojen peukalointi tai luvaton pääsy niihin niiden käsittelyn aikana.
• Rajoitetaan tietoihin pääsy vain niille, jotka sitä tarvitsevat.