Organisaation olisi laadittava ja pantava täytäntöön menettelyt sen varmistamiseksi, että kaikki potilastiedot sisältävät hyvän ja turvallisen hoidon kannalta tarpeelliset tiedot. Tähän sisältyy

• potilaan henkilöllisyys,
• hoidon kannalta olennainen tausta,
• diagnoosi ja merkittävien toimenpiteiden syyt,
• toteutetut ja suunnitellut keskeiset toimenpiteet,
• potilaalle ja hänen edustajilleen annetut tiedot sekä mahdollisuus saada toinen mielipide,
• hoitovaihtoehtoja koskevat päätökset,
• ja potilaan mahdolliset päätökset pidättäytyä hoidosta tai kohtelusta.

Organisaation olisi varmistettava, että kaikista potilastietoihin tehdyistä merkinnöistä käy selvästi ilmi merkinnän tehneen henkilön henkilöllisyys sekä merkinnän tarkka päivämäärä ja kellonaika.

Organisaation olisi luotava selkeä prosessi sen varmistamiseksi, että jokainen hoidon vastaanottaja tunnistetaan yksiselitteisesti sen järjestelmissä. Tähän prosessiin olisi sisällyttävä menetelmä, jolla havaitaan ja yhdistetään säännöllisesti päällekkäiset tietueet potilastietojen eheyden ja tarkkuuden säilyttämiseksi.

Organisaation olisi määriteltävä yhdenmukainen tiedonkeruuprosessi kaikilla osastoilla ja kaikissa järjestelmissä ja otettava se käyttöön, ja siinä olisi määriteltävä tietty joukko demografisia tunnisteita (esim. täydellinen virallinen nimi, syntymäaika, kansallinen tunniste). Valtuutetulle henkilöstölle olisi luotava virallinen, dokumentoitu prosessi, jonka avulla se voi tarkistaa mahdolliset päällekkäisyydet, vahvistaa potilaan henkilöllisyyden ja yhdistää tiedot turvallisesti yhdeksi kattavaksi tiedostoksi.

Olisi otettava käyttöön keskitetty tietokantatekniikka, joka toimii potilaan henkilöllisyyden arvovaltaisena lähteenä ja yhdistää kaikki potilastiedot eri järjestelmistä. Organisaation olisi suoritettava ennakoivasti koko järjestelmän laajuisia tarkistuksia ja analyysejä mahdollisten päällekkäisyyksien, pirstaleisten tietueiden ja muiden identiteettiin liittyvien tietovirheiden tunnistamiseksi ja korjaamiseksi.