Tiedonhallintayksikön on muodostettava viranomaisen käsiteltäväksi otetun tai annetun asian yksilöivä asiatunnus, jonka avulla asiaan liittyvät tiedot yksilöidään.

Viranomaisen on rekisteröitävä asialle ainakin seuraavat yksilöintitiedot:

1) tiedonhallintayksikön yritys- ja yhteisötunnus;

2) viranomaisen yksilöivä tieto;

3) toimintaprosessin yksilöivä tieto;

4) asian vireilletuloajankohta.

Viranomaiselle saapuneesta asiakirjasta rekisteröidään ainakin:

1) asiakirjan yksilöivä tieto;

2) asiakirjan saapumistapa;

3) asiakirjan lähettäjä tai asiamies.

Viranomaisen laatimista asiakirjoista rekisteröidään ainakin:

1) asiakirjan yksilöivä tieto;

2) asiakirjan laatija;

3) laatimisajankohta;

4) asiakirjan lähettämisajankohta ja lähettämistapa.

Asiarekisteriin rekisteröidään lisäksi asiasta ainakin:

1) asian vireillepanija ja tarvittaessa muut asianosaiset;

2) asian käsittelyn tila;

3) viranomaisen toimenpiteet ja niissä käsitellyt asiakirjat käsittelyvaiheittain;

4) viranomaisen tekemän asiankäsittelyn päättävän ratkaisun ajankohta;

5) tarvittaessa viranomaisen lähettämien asiakirjojen tiedoksiantotapa.