.png)
Monet organisaatiot aloittavat tietoturvatyön tai muun vaatimustenmukaisuustyön ilman erillistä hallintajärjestelmää. Compliancetyötä lähdetään toteuttamaan laskentataulukoilla, jaettavilla kansioilla, wikityökaluilla ja manuaalisilla työkaluilla. Ja aivan työn alussa, tämä tuntuu varsin riittävältä.
Mutta siinä kohtaa kun vaatimukset lisääntyvät tai dokumentointia on tehty enemmän, kumppanit ja asiakkaat alkavat kysellä todisteita, ja päälle lisätään uusi vaatimuskehikko jota vasten vaatimustenmukaisuus pitää todistaa, on työn hallitseminen ilman järjestelmää haastavaa.
Entäpä hallintajärjestelmä? Hallintajärjestelmä auttaa organisaatioita työstämään vaatimustenmukaisuutta järjestelmällisesti, johdonmukaisesti ja automaation tukemana. Järjestelmä varmistaa että työ on jatkuvaa ja todistettavaa, ja tukee vaatimustenmukaisuuden työtä, vaikka vaatimus itsessään ei vaadi erillistä järjestelmää.
Erityisesti pienille organisaatioille, manuaaliset ratkaisut saattavat vaikuttaa käytännöllisiltä. Politiikat voidaan järjestää kansioihin, työtä hallinnoidaan laskentataulukoissa ja omistajuudet sovitaan erikseen. Ja tämä prosessi varmasti toimii, hetken aikaa. Mutta ongelmaksi muodostuu jatkuvuuden hallinta.
Totuus on että jossain vaiheessa politiikkoja pitää päivittää. Riskejä tarvitsee arvioida ja sekä uudelleenarvioida säännöllisesti tai muutosten tapahtuessa. Työntekijät ja roolit vaihtuvat. Uusia vaatimuksia tulee väistämättä, joko sidosryhmiltä tai lainsäädännöllisiä.
Ja ilman tarkoituksenmukaista järjestelmää, organisaatiot päätyvät käyttämään ylimääräistä aikaa todisteiden ja tietojen etsimiseen ja dokumentaation paikkaamiseen sen sijaan, että compliance-työtä oikeastaan edistettäisiin.
Tässä tilanteessa, compliance-työ muuttuu reaktiiviseksi.
Hallintajärjestelmällä voit luoda selkeän rakenteen organisaation compliance-työlle. Sen sijaan, että tiedot, käytännöt, hallintakeinot, riskit ja vastuut olisivat hajallaan, niitä hallitaan yhden yhtenäisen prosessin puitteissa.
Hallintajärjestelmä auttaa organisaatioita:
Toimiva hallintajärjestelmä siis kaikessa yksinkertaisuudessaan auttaa vähentämään manuaalista työtä, selkeyttämällä vastuita ja prosesseja.
Monilla organisaatioilla focus vaatimustenmukaisuuteen tulee vasta auditointien tai asiakasvaatimusten edessä. Ja tämä epäilemättä aiheuttaa stressiä, pikapäivityksia ja puuttuvia tietoja. Hallintajärjestemän avulla "audittipaniikki" voidaan kiertää, sillä järjestelmä tukee jatkuvaa vaatimustenmukaisuutta projektiluonteisuuden sijasta. Tällöin toimenpiteet sulautuvat arkipäiväisiä töitä sen sijaan, että päädytään tekemään viimehetken toimia.
Sen sijaan hallintajärjestelmä tukee jatkuvaa vaatimustenmukaisuutta. Tämä tarkoittaa, että compliance-toimet ovat osa normaalia liiketoimintaa eikä viime hetken valmistautumista.
Esimerkiksi:
Riskejä arvioidaan säännöllisesti
Toimintaperiaatteita päivitetään muutosten tapahtuessa
Toimintoja valvotaan jatkuvasti
Näyttöä kerätään ympäri vuoden
Tämä lähestymistapa säästää aikaa ja auttaa organisaatioita olemaan valmiina milloin tahansa – ei vain auditointien aikana.
Hallintajärjestelmät eivät ainoastaan tue vaatimustenmukaisuutta, vaan useimmiten parantavat myös organisaation päivittäisiä prosesseja. Kun prosessit dokumentoidaan selkeästi, tiimit pystyvät myös seuraamaan niitä paremmin. Tämä johtaa siihen että työntekijät tunnistavat myös roolinsa paremmin, ja tarvittavat toimenpiteet suoritetaan paremmin ajallaan.
Compliancetyö sulautuu muihin operatiivisiin teemoihin, kuten:
Eli sen sijaan että vaatimustenmukaisuus olisi irrallinen projekti, siitä tulee operatiivisten toimien lisäosa.
Organisaatiot saattavat alkaa käyttämään hallintajärjestelmiä, vaikka käytössä ei olisikaan ISO 27001:n kaltaisia vaatimuksia, jotka vaativat hallintajärjestelmiä. Miksi?
Yksi iso syy on luottamus. Esimerkiksi asiakkaat odottavat jatkuvasti enemmän, että organisaatiot pystyvät todistamaan järjestelmälliset hallinto- ja tietoturvakäytännöt, erityisesti B2B-maailmassa
Toisena keskeisenä syynä on kasvu. Organisaatioiden kasvaessa vaatimustenmukaisuus monimutkaistuu. Hallintajärjestelmä luo perustan, joka voi kasvaa yrityksen mukana sen sijaan, että sitä jouduttaisiin myöhemmin rakentamaan kokonaan uudelleen.
Käytännössä organisaatiot, jotka omaksuvat hallintajärjestelmät varhaisessa vaiheessa, ovat usein:
Vaikka hallintajärjestelmä ei olisikaan pakollinen, siitä voi silti tulla yksi arvokkaimmista välineistä pitkän aikavälin vaatimustenmukaisuuden ylläpitämisessä.
Loppujen lopuksi yksi Cyberdayn kaltaisen hallintajärjestelmän suurimmista pitkän aikavälin eduista on sen kyky tukea multi-compliancea.
Organisaatioilla on harvoin vain yksi vaatimuskokonaisuus, joka on toteutettava. Ja vaikka unohdettaisiin lukuisat tietoturvavaatimukset, jotka organisaation on toteutettava, vaatimuksia voi syntyä myös tietosuojan, laadun, tekoälyn ja ESG:n aloilla. Ja joskus eri teemat voivat vaatia samanlaisten toimien toteuttamista. Ilman yhtenäistä järjestelmää organisaatio voi päätyä tekemään päällekkäistä työtä, luomaan ylimääräistä dokumentaatiota ja ylläpitämään erillisiä prosesseja.
Tässä tapauksessa Cyberdayn kaltainen yhtenäinen hallintajärjestelmä voi olla ratkaiseva tekijä. Hyvin jäsennelty hallintajärjestelmä auttaa organisaatioita luomaan vaatimustenmukaisuuden kerralla ja soveltamaan sitä useisiin viitekehyksiin samanaikaisesti. Käytäntöjä, valvontatoimia, riskejä ja todisteita voidaan käyttää uudelleen ja kohdistaa useisiin vaatimuksiin samanaikaisesti, mikä vähentää turhaa manuaalista työtä ja tekee vaatimustenmukaisuuden hallinnasta huomattavasti skaalautuvampaa. Sen sijaan, että jokainen uusi vaatimus käsiteltäisiin erillisenä projektina, organisaatiot voivat hallita vaatimustenmukaisuutta yhden jatkuvan, yhtenäisen prosessin kautta, joka kehittyy liiketoiminnan mukana.
Aloita ilmaiseksi tutussa Microsoft Teams -ympäristössä.
Jos sinulla on kysymyksiä, varaa palaveri sinulle sopivaan ajankohtaan.
.svg)
.svg)
