Nykyään organisaatioilta odotetaan paljon muutakin kuin pelkkää tietoturvan hallintaa. Asiakkaat, viranomaiset ja muut sidosryhmät odottavat yhä useammin, että yritykset pystyvät osoittamaan laadunhallinnan, ympäristövastuun ja toiminnan jatkuvuuden olevan hallinnassa samanaikaisesti.

Tästä syystä monet organisaatiot päättävät yhdistää tietoturvastandardi ISO 27001:n, laatujärjestelmästandardi ISO 9001:n sekä ympäristöstandardi ISO 14001:n yhdeksi integroiduksi hallintajärjestelmäksi sen sijaan, että niitä hallittaisiin erillisinä kokonaisuuksina.

Vaikka standardit keskittyvät eri osa-alueisiin, ne perustuvat hyvin samankaltaiseen rakenteeseen. Tämä mahdollistaa prosessien yhteensovittamisen, päällekkäisen työn vähentämisen ja käytännöllisemmän lähestymistavan vaatimustenmukaisuuden hallintaan.

Standardien yhteinen rakenne ja samankaltaisuudet

ISO 27001, ISO 9001 ja ISO 14001 noudattavat kaikki samaa Annex SL -rakennetta, minkä vuoksi niissä on paljon yhteisiä vaatimuksia ja hallintajärjestelmän periaatteita.

Kaikki kolme standardia sisältävät vaatimuksia liittyen:

• Organisaation toimintaympäristöön
• Johtamiseen ja politiikkoihin
• Riskiperusteiseen ajatteluun
• Tavoitteisiin ja suorituskyvyn seurantaan
• Sisäisiin auditointeihin
• Johdon katselmuksiin
• Jatkuvaan parantamiseen

Näiden yhtäläisyyksien ansiosta organisaatiot voivat usein hallita monia vaatimustenmukaisuuteen liittyviä toimintoja yhdessä sen sijaan, että jokaiselle standardille rakennettaisiin omat prosessinsa.

Esimerkiksi sama johdon katselmointiprosessi, auditointirakenne tai dokumentaation hallintamalli voi tukea kaikkia kolmea standardia samanaikaisesti.

Miten standardit tukevat toisiaan käytännössä?

Vaikka standardit keskittyvät eri aihealueisiin, ne tukevat usein samoja liiketoiminnallisia tavoitteita.

ISO 9001 auttaa organisaatioita parantamaan esimerkiksi toiminnan yhdenmukaisuutta, asiakastyytyväisyyttä ja prosessien laatua. ISO 27001 tukee tiedon, järjestelmien ja liiketoiminnan jatkuvuuden suojaamista. ISO 14001 puolestaan auttaa organisaatioita hallitsemaan ympäristövaikutuksiaan ja vastuullisuustavoitteitaan.

Käytännössä nämä osa-alueet ovat vahvasti yhteydessä toisiinsa. Toimittajahallinta on hyvä esimerkki tästä. Organisaation tulee usein varmistaa samanaikaisesti, että toimittaja täyttää laatuvaatimukset, käsittelee tietoa turvallisesti ja noudattaa ympäristöön liittyviä vaatimuksia. Sen sijaan, että nämä arvioitaisiin erillisinä prosesseina, integroidussa hallintajärjestelmässä toimittajaa voidaan arvioida yhden yhteisen prosessin kautta.

Sama pätee esimerkiksi:

• Henkilöstön koulutukseen ja tietoisuuden lisäämiseen
• Poikkeamien hallintaan
• Riskienhallintaan
• Dokumentaation hallintaan
• Operatiivisiin kontrollitoimenpiteisiin

Näiden toimintojen yhdistäminen vähentää usein päällekkäistä työtä ja parantaa näkyvyyttä koko organisaation toimintaan.

Yksi hallintajärjestelmä, kolme standardia: käytännön esimerkki

Kuvitellaan organisaatio, joka ottaa käyttöön uuden toimittajan.

• Hankintatiimi haluaa varmistaa, että toimittaja pystyy toimittamaan laadukkaita tuotteita tai palveluita. Tämä tukee ISO 9001:n vaatimuksia.
• Tietoturvatiimi arvioi, pystyykö toimittaja suojaamaan luottamuksellista tietoa asianmukaisesti. Tämä tukee ISO 27001:n vaatimuksia.
• Vastuullisuus- tai ympäristövastaava puolestaan haluaa varmistaa, että toimittajan ympäristökäytännöt ovat riittävällä tasolla. Tämä tukee ISO 14001:n vaatimuksia.

Ilman integroitua hallintajärjestelmää nämä arvioinnit saatetaan toteuttaa erillisinä prosesseina. Eri tiimit lähettävät omat kyselynsä, keräävät omat dokumenttinsa ja tallentavat tiedot eri paikkoihin.

Integroidussa lähestymistavassa toimittajan arviointi voidaan toteuttaa yhtenä kokonaisuutena. Sama arviointi voi sisältää laatuun, tietoturvaan ja ympäristövastuuseen liittyvät kriteerit. Havainnot, riskit ja jatkotoimenpiteet voidaan dokumentoida ja seurata yhdessä järjestelmässä, kuten Cyberdayssa.

Tämä helpottaa sisäisten tiimien työtä, tekee prosessista selkeämmän toimittajille ja tarjoaa johdolle paremman kokonaiskuvan tilanteesta.

Samaa ajattelutapaa voidaan soveltaa myös sisäisiin auditointeihin, henkilöstön koulutuksiin, riskienhallintaan ja poikkeamien käsittelyyn. Erillisten prosessien sijaan voidaan rakentaa yhteisiä toimintamalleja, jotka tukevat useita standardeja samanaikaisesti.

Tärkeimmät huomioitavat asiat standardeja yhdistettäessä

Vaikka standardit ovat rakenteeltaan hyvin yhteensopivia, onnistunut integrointi vaatii suunnittelua.

Yksi yleisimmistä virheistä on rakentaa jokaiselle standardille oma erillinen "minihallintajärjestelmä". Tämä johtaa helposti samoihin siiloihin, joita yhdistämisellä pyritään välttämään.

Sen sijaan kannattaa keskittyä ensisijaisesti yhteisiin prosesseihin:

• Yhtenäinen riskienhallinta
• Yhteiset politiikat ja tavoitteet
• Keskitetty dokumentaatio
• Yhdistetyt auditoinnit ja johdon katselmukset
• Selkeät vastuut ja työnjako

Tavoitteena ei ole yhdistää kaikkea yhdeksi valtavaksi prosessiksi, vaan luoda riittävästi yhteisiä toimintamalleja, jotta vaatimustenmukaisuuden hallinta on helpompaa ja tehokkaampaa.

Teknologialla on myös tärkeä rooli. Cyberdayn kaltaiset työkalut, jotka tukevat useita viitekehyksiä samanaikaisesti, auttavat välttämään päällekkäisiä kontrollitoimenpiteitä, hajanaista todistusaineiston keräämistä ja manuaalista raportointia.

Hallintajärjestelmä osaksi päivittäistä toimintaa

ISO 27001:n, ISO 9001:n ja ISO 14001:n yhdistämisen suurin hyöty ei usein ole pelkästään tehokkuus, vaan käytännöllisyys.

Moderni vaatimustenmukaisuustyö toimii parhaiten silloin, kun se on osa päivittäistä toimintaa eikä erillinen vuosittainen projekti. Integroitu hallintajärjestelmä auttaa yhdistämään hallinnan, päätöksenteon ja jatkuvan parantamisen osaksi organisaation normaaleja prosesseja.

Sääntelyn ja sidosryhmien odotusten kasvaessa vaatimustenmukaisuus ei enää tarkoita pelkästään sertifikaattien hankkimista. Kyse on kestävien ja hallittavien toimintatapojen rakentamisesta.

Sen sijaan, että tietoturvaa, laatua ja ympäristöasioita hallittaisiin erillisissä järjestelmissä, voidaan rakentaa yksi yhtenäinen toimintamalli, joka tukee kaikkia kolmea osa-aluetta.

Useiden ISO-standardien hallinta Cyberdayssa

Cyberdayssa (Digiturvamallissa) olemme nähneet monien organisaatioiden aloittavan esimerkiksi ISO 27001 -standardista ja laajentavan myöhemmin vaatimustenmukaisuustyötään laatuun, ympäristöasioihin, tietosuojaan, tekoälyn hallintaan tai muihin viitekehyksiin.

Monivaatimustenmukaisuutta tukeva työkalu auttaa organisaatioita hallitsemaan tätä kasvua ilman, että kaikkea tarvitsee rakentaa uudelleen jokaisen uuden standardin kohdalla. Kun useita viitekehyksiä hallitaan samassa järjestelmässä, voidaan hyödyntää jo tehtyä työtä, tunnistaa päällekkäisiä vaatimuksia ja ylläpitää yhtä yhteistä totuuden lähdettä kaikille compliance-toiminnoille.

Tämä on erityisen hyödyllistä ISO 27001:n, ISO 9001:n ja ISO 14001:n kaltaisten standardien kohdalla, joissa monet prosessit tukevat useita vaatimuksia samanaikaisesti. Olemme myös itse todenneet tämän toimivaksi lähestymistavaksi, sillä Cyberday on omalla hallintajärjestelmällään sertifioitunut ISO 27001-, ISO 9001- ja ISO 14001 -standardien mukaisesti.

Vaatimusten ja sääntelyn määrän kasvaessa integroitu lähestymistapa auttaa organisaatioita käyttämään vähemmän aikaa vaatimusten hallintaan ja enemmän aikaa liiketoiminnan kehittämiseen.