Onko organisaatiosi tietoturvatyö jo dokumentoitu - mutta ei vielä Cyberdayssa (Digiturvamallissa)? Sen sijaan, että kulutat tuntikausia kopioimalla tietoja manuaalisesti tiedostosta toiseen, voit nyt tuoda olemassa olevat politiikka- ja prosessiasiakirjasi suoraan Cyberdayhin ja antaa tekoälyn hoitaa raskaimman työn. Työkalu lukee dokumenttisi muutamassa minuutissa, tunnistaa mitä olet jo tehnyt ja täyttää sen automaattisesti oikeisiin tehtäviin ja ohjeisiin. Sen ansiosta voit vähentää turhaa työtä ja käyttää enemmän aikaa siihen, mikä todella on tärkeää: vaatimustenmukaisuuden parantamiseen.

Tiedostojen tuonti-ominaisuuden avulla voit tuoda olemassa olevat politiikka- ja prosessidokumentaatiot Cyberdayhin. Työkalu sovittaa, täydentää ja luo niiden pohjalta olennaista sisältöä automaattisesti sen mukaan, mitä olet jo tehnyt.

Mihin dokumenttien tuontityökalu on tarkoitettu?

Aiemmin, kun organisaatiolla oli jo valmista politiikka- ja prosessidokumentaatiota, tiedon siirtäminen Cyberdayn tehtäviin, ohjeisiin ja dokumentaatiokohteisiin käsin oli melko työlästä ja aikaa vievää - erityisesti suurten dokumenttien kohdalla. Tässä vaiheessa tiedostojen tuontityökalu astuu kuvaan: sen avulla voit kokonaan välttää työlään manuaalisen työn, jossa tietoja siirretään taulukoista yksittäisiin tehtäviin, ja syöttää jo tekemäsi tiedot hallintajärjestelmään vain muutamassa minuutissa.

Miten se toimii?

Ensin lisäät Cyberdayn ”tiedostot”-sivun ”pääasiakirjat”-osioon kaikki käsiteltävät asiakirjat. Tänne voit lisätä tiedostoja myös eri muodoissa, työkalu tukee PDF, DOCX, CSV, XLSX, TXT, PPTX ja HTML -tiedostoja..

Tämän jälkeen työkalu alkaa analysoida dokumenttejasi yksi kerrallaan, ja tässä tapahtuu taika:

Ensin dokumentti pilkotaan loogisiin osiin sen muotoilun perusteella. Työkalu muodostaa erilliset osiot useimmista kappaleista, otsikoiden alaisista jaksoista, taulukoista ja luetteloista.

Seuraavaksi yksi työkalun monista tekoälyagenteista analysoi kunkin osion sisällön ja tunnistaa, mihin Cyberdayn sisältötyyppiin osio liittyy — olipa kyse tehtävien sisällöstä, ohjeista tai dokumentaatiokohteista. Osa osioista merkitään tässä vaiheessa puhtaasti informatiivisiksi, eikä niitä liitetä mihinkään Cyberdayn sisältöön, koska ne eivät ole olennaisia (dokumentin sisällysluettelo on tyypillinen esimerkki informatiivisesta osiosta).

Kun oikea sisältötyyppi on tunnistettu kullekin osiolle, toinen joukko agentteja sovittaa osiot tiettyihin tehtäviin, ohjeisiin tai dokumentaatiokohteisiin ja täydentää niiden sisällön. Kunkin tehtävän kohdalla työkalu täyttää prosessikuvauksen vastaamaan organisaatiosi toteutusta ja täydentää ohjeiden kuvaukset vastaavasti. Dokumentaation sovittaminen on tässä vaiheessa vielä kehitteillä, eikä se näytä toistaiseksi ehdotuksia.

Kun analyysi on valmis, tulokset esitetään samalla sivulla raporttina, joka näyttää jokaisen dokumentin osion sekä sen ehdottamat muutokset tai lisäykset. Jokainen ehdotus voidaan tarkistaa ja valita sisällytettäväksi hallintajärjestelmään.

Lisäksi kaikki dokumenttien tuontityökalun tekemät muutokset näkyvät kohteiden lokitiedoissa, joista käy ilmi, mistä dokumentista muutokset ovat peräisin.

Valmis jättämään manuaaliset prosessit pois?

Dokumenttien tuontityökalu on nyt käytössäsi, joten pääset kokeilemaan sitä omilla politiikkadokumenteillasi. Ominaisuus on monimutkainen ja jatkuvassa kehityksessä, joten kaikki antamasi palaute on meille arvokasta. Lisätietoja työkalun käytöstä löydät ohjeartikkelistamme.