Se, mitkä vaatimukset koskevat organisaatiotasi, riippuu siitä, miten yrityksesi toimii. Valitsitpa minkä tahansa vaatimuskehikon, osa sen vaatimuksista ei juurikaan koske teitä. Yrityksesi konteksti auttaa tunnistamaan, mitkä vaatimukset ovat olennaisia. Yrityksesi toiminta muuttuu jatkuvasti, mutta dokumentit päivittyvät vasta, kun joku ehtii päivittää niitä.

Tämä tuotepäivitys rakentuu juuri tämän ajatuksen ympärille: operaattori oppii ymmärtämään yrityksesi toimintaa tiedostojen, kokousten ja integraatioiden kautta. Sinä päätät, mitkä tiedot otetaan käyttöön.

Mitä uutta Cyberdayhin tulee 18. marraskuuta?

Operaattori on nyt käytettävissä jokaisella sivulla, ja se saa uusia tehokkaita ominaisuuksia. Uusi, beta-vaiheessa oleva Konteksti-osio kokoaa yhteen yrityksesi toimintaa kuvaavat tiedot, lähteet, dokumentoidut prosessit ja kokoukset. Operaattori voi osallistua Google Meet- ja Teams-kokouksiisi, ja uudistettu navigaatio tekee Cyberdayn käytöstä selkeämpää kaikille.

Mikä on operaattori?

Cyberdayn nykyinen AI-avustaja päivittyy operaattoriksi, joka tuo uusia tapoja hyödyntää tekoälyä Cyberdayssa. Operaattori osaa kaiken saman kuin aiempi AI-avustaja, joten tutut ominaisuudet säilyvät käytössäsi. Operaattori löytyy nyt jokaisen sivun vieressä olevasta paneelista, joten voit kysyä juuri käsittelemääsi asiaan liittyviä kysymyksiä poistumatta nykyisestä näkymästä.

Myös keskustelutoiminto saa uusia ominaisuuksia. Voit pyytää operaattoria laatimaan räätälöidyn raportin mistä tahansa hallintajärjestelmäsi osa-alueesta, auttaa tehtävien tietojen täydentämisessä tai kutsua sen mukaan kokoukseen. Operaattori tutustuu yrityksesi kontekstiin ennen vastaamista, joten sen ehdotukset perustuvat yrityksesi todelliseen toimintaan yleisten mallipohjien sijaan.

Jos organisaationne on aiemmin päättänyt olla käyttämättä tekoälyominaisuuksia tai tekoälyavustajaa, tämä valinta säilyy. Myöskään operaattori ei tällöin ole organisaationne käytettävissä.

Konteksti: kaikki yrityksesi toimintaa kuvaavat tiedot yhdessä paikassa

Konteksti on uusi osio valikon yläosassa. Se on vielä beta-vaiheessa, ja kehitämme sitä yhdessä käyttäjiemme kanssa. Konteksti kokoaa yhteen kaiken tiedon, jonka avulla operaattori oppii ymmärtämään yrityksesi toimintaa. Osiossa on viisi välilehteä: Yleiskatsaus, Kirjasto, Lähteet, Päivitykset ja Hallinta.

Kirjasto sisältää tiedot, jotka operaattori tuntee yrityksestäsi. Tiedot esitetään sivuina, joita voit lukea ja muokata. Niihin kuuluvat esimerkiksi yritysprofiili, prosessit, kokoukset ja kaikki muu yrityksesi toimintaa kuvaava tieto.

‍Lähteet kertovat, mistä nämä tiedot ovat peräisin.

‍Päivitykset kokoavat lähteistä tunnistetut muutokset yhteen paikkaan, jossa ne odottavat hyväksyntääsi.

Kaikki tuomasi tiedot käyvät läpi saman kontekstin käsittelyprosessin. Sen perusteella järjestelmä ehdottaa muutoksia hallintajärjestelmäsi tehtäviin Päivitykset-osiossa. Myöhemmin mukaan tulevat myös ohjeistuksiin ja dokumentointikohteisiin liittyvät muutokset.

Ensimmäinen julkaisu keskittyy yrityksesi kontekstin keräämiseen. Hallintajärjestelmän tietojen pitäminen ajan tasalla alkaa Päivitykset-osiosta, jonka kehittämiseen keskitymme tulevien viikkojen ja kuukausien aikana.

Lähteet: Hyödynnä jo olemassa olevia dokumenttejasi

Useimmilla yrityksillä on jo valmiiksi tietoturvapolitiikkoja, prosessikuvauksia ja suunnitelmia tallennettuna eri järjestelmiin. Uuden julkaisun myötä voit yhdistää Google Driven, Confluencen ja SharePointin Cyberdayhin sekä tuoda valitsemasi tiedostot tai sivut osaksi yrityksesi kontekstia. Voit myös ladata tiedostoja suoraan palveluun tai lisätä yrityksesi verkkosivuston tietolähteeksi.

Ominaisuus täydentää Cyberdayn nykyistä tekoälypohjaista dokumenttien tuontia, joka muuntaa olemassa olevat dokumenttisi Cyberdayn sisällöksi.

Prosessit: Dokumentoi organisaatiosi toimintatavat

Prosessit ovat uusi ominaisuus Cyberdayssa. Prosessi kuvaa, miten jokin työ tai toiminto toteutetaan yrityksessäsi. Se voi kuvata esimerkiksi ohjelmistomuutoksen viemistä tuotantoon tai uuden toimittajan hyväksymistä.

Kerro prosessista operaattorille, niin se laatii puolestasi prosessikuvauksen, joka sisältää prosessin vaiheet ja työvaiheet, vastuut, prosessikaavion sekä siihen liittyvät tehtävät ja ohjeistukset.

Ensimmäisessä julkaisussa keskitytään prosessien dokumentointiin. Näin yrityksesi toimintatavat saadaan kuvattua yhteen paikkaan, ja operaattori voi hyödyntää tätä tietoa. Prosessien laajempi hyödyntäminen tietoturvallisuuden hallintajärjestelmän (ISMS) käytännön toiminnassa tulee mukaan myöhemmissä julkaisuissa.

Kokoukset: Ota operaattori mukaan kokouksiisi

Kokouksissa tehdyt päätökset jäävät usein odottamaan, että joku ehtii kirjata ne järjestelmään. Nyt operaattori voi osallistua sisäisiin kokouksiinne ja lähettää niiden litteroinnit kontekstin käsiteltäviksi.

Operaattori tunnistaa kokouksessa sovitut muutokset, kuten järjestelmän uuden vastuuhenkilön tai tietoturvapolitiikkaan tehdyn muutoksen, ja lisää ne Päivitykset-osioon hyväksyttäväksesi.

Voit kutsua operaattorin mukaan kokoukseen painamalla Liity kokoukseen -painiketta viestikentän yläpuolella tai liittämällä kokouslinkin suoraan operaattorin keskusteluun. Operaattori tukee tällä hetkellä Google Meet- ja Microsoft Teams -kokouksia.

Kokoukset tallentuvat Kirjastoon osaksi yrityksesi kontekstia. Jokaisen kokouksen esityslista, litterointi ja muistiinpanot säilyvät yhdessä, jolloin kokouksessa käydyt keskustelut ja niiden perusteella tehdyt muutokset pysyvät yhteydessä toisiinsa.

Navigaatio: Selkeämpi rakenne

Cyberdayn navigaatio on uudistettu, jotta tarvitsemasi asiat löytyvät entistä helpommin. Kaikki aiemmat toiminnot ovat edelleen käytettävissä, mutta ne on järjestetty selkeämmin.

Tärkeimmät muutokset ovat:

• Konteksti löytyy valikon yläosasta, ja se on merkitty beta-ominaisuudeksi.
• Työnkulut on koottu yhteen listaan.
• Vaatimuskehikot löytyvät yhdestä alavalikosta.
• Profiili ja asetukset on siirretty vasempaan alakulmaan.
• Valikon yläosassa on uudistettu hakukenttä.

Usein kysytyt kysymykset

Korvaako operaattori Cyberdayn tekoälyavustajan?

Kyllä. Operaattori korvaa aiemman tekoälyavustajan kokonaan ja säilyttää kaikki sen ominaisuudet. Lisäksi se tuo keskusteluun uusia toimintoja, kuten räätälöityjen raporttien laatimisen ja kokouksiin osallistumisen.

Entä jos organisaatiomme on kieltänyt tekoälyominaisuuksien käytön?

Aiempi valintanne säilyy voimassa. Jos organisaationne on päättänyt olla käyttämättä tekoälyominaisuuksia tai tekoälyavustajaa, myöskään operaattori ei ole käytettävissänne.

Mitä kokoussovelluksia operaattori tukee?

Operaattori tukee Google Meet- ja Microsoft Teams -kokouksia. Voit lähettää operaattorille kokouslinkin tai painaa Liity kokoukseen -painiketta, jolloin operaattori liittyy kokoukseen.

Mitä kokousten litteroinneille tapahtuu?

Litteroinnit tallennetaan osaksi Cyberdayn muodostamaa yrityksesi kontekstia. Ne säilyvät tilillänne yhdessä kokousten esityslistojen ja muistiinpanojen kanssa, jotta operaattori voi myöhemmin palata kokouksissa sovittuihin asioihin.

Mitä järjestelmiä voin yhdistää tietolähteiksi?

Ensimmäisessä julkaisussa tuetaan Boxia, Dropboxia, OneDrivea, Confluencea, SharePointia ja Notionia. Voit valita, mitkä tiedostot tai sivut haluat tuoda Cyberdayhin. Lisäksi voit ladata tiedostoja suoraan tai lisätä verkkosivustosi tietolähteeksi.

Näin pääset alkuun uusien ominaisuuksien kanssa

Vaatimustenmukaisuus lähtee yrityksesi todellisista toimintatavoista, ja sen ylläpitäminen edellyttää ajantasaista tietoa yrityksesi toiminnasta.

Aloita siitä, mitä sinulla jo on: lataa muutama tiedosto, yhdistä jokin käyttämäsi järjestelmä tai kutsu operaattori seuraavaan kokoukseesi. Jos olet uusi Cyberdayn käyttäjä, voit aloittaa yrityksesi verkkosivustosta. Cyberday laatii sen perusteella alustavan kuvauksen yrityksesi kontekstista, jonka voit tarkistaa.

Toimi vaatimusten mukaisesti yrityksesi omista toimintatavoista lähtien.

Aloita ilmainen kokeilu ja tutustu uusiin ominaisuuksiin käytännössä!