Tietosuoja-asetusta sovelletaan EU:ssa olevia rekisteröityjä koskevien henkilötietojen käsittelyyn, jota suorittava organisaatio ei ole sijoittautunut EU:n alueelle, jos käsittely liittyy

• tavaroiden tai palvelujen tarjoamiseen näille rekisteröidyille unionissa riippumatta siitä, edellytetäänkö rekisteröidyltä maksua; tai
• näiden rekisteröityjen käyttäytymisen seurantaan siltä osin kuin heidän käyttäytymisensä tapahtuu unionissa

Näissä tapauksissa organisaation on nimettävä kirjallisesti edustaja unionin aluetta varten, mikäli henkilötietojen käsittely ei ole satunnaista.

Edustajan on oltava sijoittautunut johonkin jäsenvaltioista, joissa ovat ne rekisteröidyt, joiden henkilötietoja käsitellään. Edustajalle on annettava toimivaltuudet siihen, että erityisesti valvontaviranomaiset ja rekisteröidyt ottavat edustajaan yhteyttä kaikissa kysymyksissä, jotka liittyvät henkilötietojen käsittelyyn.

Organisaation on julkistettava tietosuojavastaavan yhteystiedot (esim. organisaation verkkosivulla) ja ilmoitettava ne valvontaviranomaiselle.

Organisaatiomme on määritellyt, tuleeko tietosuojavastaava nimittää, ja tarvittaessa tehnyt nimityksen.

Tietosuojavastaava on nimitettävä, jos:

• organisaatio käsittelee laajamittaisesti arkaluontoisia tietoja
• organisaatio seuraa ihmisiä laajamittaisesti, säännöllisesti ja järjestelmällisesti
• organisaatio on julkishallinnon toimija

Nimittämisen lisäksi oleellista on säännöllisesti arvioida, toimiiko tietosuojavastaava tietosuoja-asetuksen määräämässä asemassa ja toteuttaen asetuksen määräämiä tehtäviä.

Organisaation on määriteltävä, miten tehdään säännöllistä henkilötietojen käytön seurantaa (esim. tietoja voivat katsella ja käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt) ja miten toimitaan, jos väärinkäytöksiä ilmenee.