Kun varmuuskopioiden luottamuksellisuus on tärkeää, varmuuskopiot suojataan salauksella. Varmuuskopioiden salaamisen tarve voi korostua, kun varmuuskopioita säilytetään fyysisessä sijainnissa, jonka turvallisuuskäytännöistä ei ole varmuutta.

Varmuuskopiointiin käytettäviä tietovälineitä ja varmuuskopioiden palauttamista testataan säännöllisesti, jotta voidaan varmistua siitä, että hätätilanteessa niihin voidaan luottaa.

Varmuuskopioiden palauttamisesta ylläpidetään tarkkoja ja täydellisiä ohjeita. Toimintaohjeiden avulla seurataan varmuuskopioiden toimintaa ja varaudutaan varmuuskopioiden epäonnistumiseen.

Kuvaamme tietojärjestelmälistauksen yhteydessä, minkä järjestelmien suhteen vastuu varmuuskopioinnin toteutuksesta on itsellämme. Organisaation omalla vastuulla olevat varmuuskopiointiprosessit on dokumentoitu ja jokaiselle on määritelty omistaja. Dokumentaatio sisältää mm.:

• millä järjestelmällä ja kuinka usein varmuuskopiot toteutetaan?
• kuinka varmuuskopiot suojataan (salaus, fyysinen sijainti)?
• kuinka pitkään varmuuskopiot säilytetään?

Organisaation olisi otettava käyttöön asianmukaiset hallinnolliset, tekniset ja fyysiset suojatoimet, jotka on suunniteltu suojaamaan suojattujen terveystietojen (PHI) yksityisyyttä, ja varmistettava, että nämä toimenpiteet estävät aktiivisesti yksityisyyden suojaa koskevien säännösten rikkomisen ja rajoittavat tehokkaasti satunnaisia luovutuksia.

Organisaatiolla on oltava toimenpiteet ja toimintatavat tulevan tiedon, käsittelyssä olevan tiedon ja ulos tulevan tiedon turvallista säilytystä varten. Säilytyksessä tulisi ottaa huomioon:

• Säilytettävien tietojen suojaaminen
• Järjestelmälokien arkistointi
• Säilytettävien tietojen kokonaisuus
• Tietojen säilytyksen toimenpiteiden lokin ylläpito

Kaikki säilytettävä tieto tulee suojata varkaudelta, muokkaamiselta ja tuhoamiselta tai muulta tapahtumalta, joka vaikuttaa niiden luottamuksellisuuteen, eheyteen tai saatavuuteen.

Riittävien varmuuskopioiden avulla kaikki tärkeät tiedot ja ohjelmat voidaan palauttaa katastrofin tai tietovälinevian jälkeen. Tärkeä ensiaskel toimivassa varmuuskopioinnissa on tunnistaa, kenen vastuulla kunkin tiedon varmuuskopioiminen on. Varmuuskopioinnin vastuun selvittäminen on tieto-omaisuuden (järjestelmät, laitteisto) omistajien vastuulla.

Mikäli varmuuskopiointi on kumppanin vastuulla selvitämme:

• kuinka kattavasti kumppani varmuuskopioi tiedot?
• kuinka tiedot ovat tarvittaessa palautettavissa?
• mitä varmuuskopioinnista on sovittu sopimuksissa?

Mikäli varmuuskopiointi on omalla vastuullamme selvitämme:

• onko tietoihin liittyvä varmuuskopiointiprosessi olemassa ja dokumentoitu?
• onko varmuuskopioinnin kattavuus ja toteutussykli tietojen tärkeyden vaatimalla tasolla?

Riittävien varmuuskopioiden avulla kaikki tärkeät tiedot ja ohjelmat voidaan palauttaa katastrofin tai tietovälinevian jälkeen. Varmuuskopiointistrategian määrittämiseksi on tärkeää kartoittaa / päättää ainakin seuraavat asiat:

• Minkä tiedon varmuuskopiointi on omalla vastuullamme?
• Kuinka kriittistä mikäkin tieto on ja kuinka usein tämän perusteella mitkäkin tiedot on tarve varmuuskopioida ja kuinka laajasti (osittainen vai täydellinen kopio)?
• Missä varmuuskopioit säilytetään ja kuinka ne on suojattu?
• Kuinka pitkään varmuuskopiot on tarpeen säilyttää?
• Millä järjestelmällä varmuuskopiot otetaan?
• Kuinka varmistusmediat hävitetään luotettavasti?