Organisaation on varmistettava, että asiakkaiden asettamat sopimusvelvoitteet välitetään käytetyille alihankkijoille ja muille yhteistyökumppaneille.

Kumppaniorganisaatioiden asetettujen velvoitteiden noudattaminen on tarkistettava säännöllisesti. Jokaisella kumppanilla on oltava nimetty yhteyshenkilö, ja tarvittavien yhteystietojen on oltava ajan tasalla.

Before engaging any sub-processors, the organization must implement a defined procedure to ensure that all new contracts maintain the same level of personal data protection as the primary processing agreement.

• Verify that the prospective sub-processor provides sufficient guarantees of compliance with data protection laws and organizational security requirements.
• Ensure contractual terms clearly preserve the required level of protection for the personal data being processed.
• Obtain prior written approval from the controller before entering into any sub-processing agreement, allowing the controller the opportunity to review and object within an agreed timeframe.

All sub-processor relationships must be documented and periodically reviewed to ensure ongoing compliance and accountability.

Organisaation täytyy määritellä toimintatavat, joiden avulla rekisterinpitäjälle tiedotetaan kaikista henkilötietojen käsittelijöistä ennen tietojen käsittelyn aloittamista.

Ilmoituksen on sisällettävä käsittelijöiden käsittelevät tiedot sekä käyttötarkoitukset, joihin he tietoja käsittelevät.

Osallistaessaan alikäsittelijöitä mukaan tarjottuihin pilvipalveluihin liittyvien henkilötietojen käsittelyyn organisaatio varmistaa, että sopimuksissa on selkeästi määritelty alikäsittelijöiltä vaadittavat tekniset ja organisatoriset vähimmäisturvatoimenpiteet.

Käsittelysopimuksella sidotaan henkilötietoja käsittelevän kumppaniin tekemisiä. Etenkin tärkeiden kumppanien kanssa käsittelysopimuksen sisältöä on syytä analysoida tarkemmin, josta dokumentoidaan oma arvioinsa. Tärkeät kumppanit voivat olla meihin nähden joko henkilötietojen käsittelijöitä tai rekisterinpitäjiä.

Meille voi olla tärkeää esimerkiksi vastuuttaa tärkeää kumppania huolehtimaan salassapitovelvollisuuden varmistamisesta henkilöstölleen sekä rajoittaa toisten henkilötietojen käsittelijöiden (alihankinnan) käyttöä tietoihimme liittyen.